【多機能版】利用者管理表を一新しました。
こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケアです。はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
利用者ごとの更新時期やモニタリング、毎月の売上まで管理するのが大変です…。
居宅ケアマネの仕事では、利用者情報だけでなく、要介護認定やケアプランの更新時期、モニタリング、サービス事業所など、さまざまな情報を管理する必要があります。
そこで今回、これまで公開していた「利用者管理表」を全面的にリニューアルしました。
新しい利用者管理表では、利用者や連携事業所の管理とともに月間売上から年間売上も自動で反映されます。
更新時期やモニタリングの実施状況もひと目で確認できるため、日々の業務管理にも活用できます。
ケアマネ業務で本当に必要な情報を、簡単に管理できるように作りました。
＼利用者管理表／
アプリ版利用者管理表は、こちらの記事からダウンロード可能です。
1. 新しい利用者管理表でできること
新しい利用者管理表では、毎月の利用者情報から売上まで、まとめて管理できます。
2. 最初に確認する3つのシート
利用者管理表を使い始める前に、まず次の3つのシートを確認してください。
① はじめに
利用者管理表を開いたら、まず「はじめに」シートを確認してください。
各シートの役割や入力時の注意点をまとめています。
② 記入例
「記入例」シートでは、利用者情報の入力方法や色分けの意味を確認できます。
- 黄色：今月
- 青色：来月
- 赤色：先月・対応漏れに注意
また、要介護3～5や2・3割負担、みなし2号、64歳以下など、注意して確認したい項目は赤文字で表示されます。
実際に入力する前に、一度確認しておくとスムーズです。
③ 金額設定
「金額設定」シートでは、介護報酬や認定調査委託料などの金額を設定します。
基本的には、4月の金額を入力すると、5月以降にも自動で反映されます。
年度途中で金額が変わった場合は、変更月に新しい金額を入力すると、その月以降に反映されます。
処遇改善加算を算定する場合は、加算率「2.1％」を選択してください。
3. 月別の利用者管理表
月別の利用者管理表では、利用者情報や更新時期、モニタリング、サービス事業所などをまとめて管理できます。
① 利用者情報を入力する
月別の利用者管理表では、氏名や要介護度、負担割合、認定有効期間などを入力します。
要介護度や加算などの入力内容は、月間売上表にも自動で反映されます。
また、年齢や要介護度、負担割合など、注意して確認したい項目は自動で赤文字になります。
② 更新時期とモニタリングを確認する
要介護認定やケアプランの更新時期は、色で確認できます。
- 黄色：今月
- 青色：来月
- 赤色：先月
さらに、モニタリングの訪問日と記録状況を入力すると、実施済み件数と残り件数が自動で集計されます。
今月あと何件のモニタリングが残っているか、ひと目で確認できます。
③ 月遅れ・運営基準減算を管理する
月遅れ請求や運営基準減算の対象になった場合は、それぞれの欄で「対象」を選択します。
選択した内容は月間売上表に自動反映されるため、対象者を別の場所へ移動する必要はありません。
月遅れと運営基準減算の両方に該当する場合も、そのまま管理できます。
④ サービス事業所をまとめて管理する
利用しているサービス事業所も、利用者ごとにまとめて管理できます。
訪問介護や通所介護、福祉用具、訪問看護などの利用先に加えて、個別援助計画書の受領状況や主治医への意見照会状況も確認できます。
毎月のサービス提供票や必要書類の確認にも活用できます。
4. 月間売上表
利用者管理表に入力した内容は、月間売上表へ自動で反映されます。
① 利用者管理表から自動反映
利用者管理表に要介護度や加算などを入力すると、月間売上表に件数と金額が自動で反映されます。
月遅れや運営基準減算も、利用者管理表で「対象」を選択するだけです。
今月請求と月遅れ請求に分けて、自動で集計されます。
本来の処遇改善加算は、利用者ごとの所定単位数に2.1％を掛けて加算単位数を算出し、その後、地域単価を掛けて金額を計算します。
この利用者管理表では、入力を複雑にしないため、要介護の合計金額に2.1％を掛けて概算しています。
そのため、国保連の実際の請求額と誤差が生じる場合があります。
請求額が確定した後、必要に応じて処遇改善加算の金額を直接修正してください。
② 認定調査委託料・その他の収入を入力
認定調査委託料やその他の収入がある場合は、月間売上表に件数を入力します。
金額設定シートで単価を登録しておけば、件数を入力するだけで売上が自動計算されます。
③ 月間売上高を確認
入力した内容は自動集計され、月間売上表の上部に月間売上高が表示されます。
要介護・要支援・認定調査委託料・その他の収入に分けて確認できるため、毎月の売上状況をひと目で把握できます。
今月請求と月遅れ請求も分けて表示されます。
5. 年間売上一覧表
月間売上表に入力した内容は、「年間売上一覧表」に自動で反映されます。
4月から翌年3月までの売上と件数に加えて、上半期・下半期・年間の合計も確認できます。
介護報酬、認定調査委託料、その他の報酬を分けて確認できるため、年間を通した事業所の売上状況を把握できます。
さらに、月別総売上の推移はグラフでも確認できます。
上半期・下半期・年間の売上と件数が、自動で集計されます。
6. 【ダウンロード】利用者管理表（多機能版・シンプル版）
今回の記事で紹介した、
- 多機能版 利用者管理表
- シンプル版 利用者管理表
を490円で販売しています。
購入方法は、以下のとおりです。
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コメント
購入させていただきました。
すっきりと整理できて非常に使いやすいです。
ひとつご質問なのですが、月遅れの行を増やすことはできますでしょうか。
大変、嬉しいコメントありがとうございます。
『ひとつご質問なのですが、月遅れの行を増やすことはできますでしょうか。』
→はい、可能です。
行を選択した状態で右クリックし、「挿入」を選択すると、行を追加できます。
行を追加しても売上管理表には影響ありませんので、ご安心ください。
ご返信ありがとうございます。
仕事の順序付けがしやすくなりました。今後も活用させていただきます。
生年月日を入力しても年齢に反映されず困っています。対応法等ありましたら教えてください。
昭和20年1月1日や1945年1月1日のように正しく入力いただけますと年齢の列に反映されます。
年齢の列には関数が入っておりますので、操作しないようお願いいたします。