「入院歴」の登録機能を追加ました。
こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケアです。はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
要介護認定やケアプランの更新など、毎月の利用者管理が大変です。
利用者情報をExcelなどで管理していても、「今月の認定更新は誰か」「モニタリングは終わっているか」などを確認するのに、手間がかかることもあるのではないでしょうか。
そこで、利用者情報を月ごとに整理し、担当件数・更新対象・モニタリング状況まで確認できる「利用者管理表アプリ」を作成しました。
対象月を切り替えたり、前月の情報をコピーしたりしながら、毎月の利用者管理を進められます。
試用版_利用者管理表アプリ_V3
※当月のみ利用できます。月が変わると前月の入力内容は引き継がれません。
アカウント登録などは不要で、利用者管理表を登録するだけで管理できます。
＼利用者管理表アプリ／
当サイトからダウンロードできる各種テンプレートは、以下の記事にて紹介しています。
1. 利用者管理表アプリの特徴
「利用者管理表アプリ」は、利用者情報を月ごとに整理し、担当件数・更新対象・モニタリング状況まで確認できるアプリです。
主な特徴は、以下のとおりです。
利用者情報は、使用しているブラウザ内に保存されます。
通常の操作で、入力内容が外部へ送信されることはありません。
2. 利用者管理表アプリの基本操作
利用者管理表アプリの基本操作は、次の6つです。
①対象月を切り替える
毎月の利用者管理は、まず対象月を選ぶところから始めます。
画面上部の対象月を切り替えると、その月の利用者管理表を表示できます。
対象月を切り替えると、担当件数、認定更新件数、ケアプラン更新件数、モニタリング状況もその月に合わせて表示されます。
当日の担当者会議とモニタリングの予定は、毎日更新されます。
②前月の情報をコピーする
前月の利用者情報を引き継ぐ場合は、「前月の情報をコピー」を使います。
毎月ゼロから入力する必要がなく、変更がある利用者だけ修正できます。
担当者会議とモニタリングの日付は、コピーされず空欄になります。
③利用者を追加・編集する
新しい利用者を登録する場合は、「＋利用者を追加」をクリックします。
⏬️
入力した情報は一覧表へ反映されます。
④連携事業所を登録する
利用者情報の入力画面から、連携先の事業所を登録することができます。
⑤利用・未利用を切り替える
入院中や一時的にサービスを利用していない場合は、「未利用」に切り替えます。
未利用にした利用者は行がグレーで表示され、担当件数やモニタリング件数から除外されます。
⑥契約終了を管理する
契約終了となった利用者は、「終了日」を入力して管理します。
終了した利用者は「終」のタブから確認することができます。
契約終了した利用者は、翌月の利用者一覧に引き継がれません。
試用版_利用者管理表アプリ_V3
※当月のみ利用できます。月が変わると前月の入力内容は引き継がれません。
3. 便利機能
利用者管理表を活用するために便利機能を紹介します。
①更新時期に合わせて色が変化
「認定有効期間」「更新申請月」「ケアプラン更新月」は、時期に応じて色が変化します。
| 氏名 | 要介護度 負担割合 |
認定有効期間 | 更新申請月 | ケアプラン更新月 |
|---|---|---|---|---|
| 愛知三郎 （83歳） 0000000007 |
要介護1
みなし2号
|
令和5年11月1日
令和8年5月31日
|
令和8年4月
|
令和8年5月
|
| 石川隆 （89歳） 0000000019 |
要介護1
1割
|
令和6年11月1日
令和8年6月30日
|
令和8年5月
|
令和8年6月
|
| 愛媛里子 （83歳） 0000000026 |
要介護1
1割
|
令和5年10月1日
令和8年9月30日
|
令和8年8月
|
令和8年8月
|
| 大分勝 （80歳） 0000000029 |
要介護5
1割
|
令和8年1月1日
令和10年12月31日
|
令和10年11月
|
令和8年5月
|
②絞り込み機能
画面右上の「絞り込み」を使うと、条件ごとに利用者を表示できます。
条件に合った利用者だけを表示したい場合に便利です。
③サービス担当者会議管理シート
「サービス担当者会議管理シート」では、担当者会議の準備・出欠・要点作成をまとめて管理できます。
「担当者会議」に開催日を入力すると、「管理シート」のボタンが表示されます。
⏬️
④ChatGPT・Geminiで要点作成をサポート
「サービス担当者会議管理シート」には、議事録作成をサポートするための生成AIを用意しています。
⏬️
｢サービス担当者会議の要点サポート｣は、検討項目と会議メモを入力するだけで、検討内容・結論・必要に応じて残された課題を整理し、記録文書としてふさわしい形式に整形します。
音声入力にも対応しています。
⑤年間担当件数を確認
「年間担当件数表」では、月ごとの担当件数を一覧で確認できます。
| 区分 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 | 1月 | 2月 | 3月 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 要介護1 | |||||||||||||
| 要介護2 | |||||||||||||
| 要介護3 | |||||||||||||
| 要介護4 | |||||||||||||
| 要介護5 | |||||||||||||
| 介護合計 | |||||||||||||
| 事業対象者 | |||||||||||||
| 要支援1 | |||||||||||||
| 要支援2 | |||||||||||||
| 予防合計 | |||||||||||||
| 新規申請中 | |||||||||||||
| 更新申請中 | |||||||||||||
| 区分変更申請中 | |||||||||||||
| 申請中合計 | |||||||||||||
| 総合計 |
4. データの保存と管理方法
このアプリは、入力内容が自動で保存されます。
ただし、ブラウザ内に保存される仕組みのため、パソコンの変更やブラウザデータの削除などで、データが消える場合があります。
大切なデータを残すために、定期的にバックアップ保存を行うことをおすすめします。
①バックアップ保存
「バックアップ保存」を押すと、現在の入力内容をファイルとして保存できます。
自動保存だけに頼らず、入力後や月末にはバックアップを残しておくと安心です。
②バックアップ読込
「バックアップ読込」を使うと、保存しておいたバックアップファイルからデータを復元できます。
パソコンを変更した場合や、データを戻したい場合に使用します。
③初期化
「初期化」を押すと、入力しているデータが削除されます。
通常は使用しません。
初期化する前には、必ず「バックアップ保存」を行ってください。
5. バージョンアップ情報
旧バージョンからのデータ移行方法はこちら。
カレンダー表示（2026年5月22日）
担当者会議・モニタリング・ToDoを、月間カレンダーで確認できるようになりました。
日付ごとの予定を一覧で確認できるため、月内の予定管理がしやすくなります。
ToDoリスト（2026年5月22日）
期限付きのToDoを登録できるようになりました。
必要に応じて利用者と紐づけることもできます。
未完了のToDoは利用者行やカレンダーに表示されます。
入院情報（2026年5月22日）
利用者情報に、入院日・医療機関名・入院理由を登録できるようになりました。
一覧画面では「入院」ラベルで表示されるため、入院中の利用者を把握しやすくなります。
「入院」のラベルにカーソルを合わせると詳細が表示されます。
入院歴（2026年6月4日）
退院日を入力すると、現在の入院情報は自動で「入院歴」に移動します。
過去の入院情報も削除されずに残るため、再入院や退院後の支援経過を確認するときにも役立ちます。
入院歴は開閉式になっているため、履歴が増えても画面が見づらくなりにくい設計です。
旧バージョンからのデータ移行方法
旧バージョンで保存したバックアップファイルは、新バージョンでも読み込みできます。
移行手順は以下のとおりです。
- 旧バージョンで「バックアップ保存」をクリック
- 新バージョンのアプリを開く
- 「バックアップ読込」から保存したファイルを選択
- データが反映されているか確認
6. 利用者管理表アプリのダウンロード・購入方法
今回紹介した「利用者管理表アプリ」は、980円（買い切り型）でダウンロード可能です。
※パソコン専用のアプリになります。
要介護認定の更新から毎月のモニタリングまで、このアプリで管理できます。
試用版_利用者管理表アプリ_V3
※当月のみ利用できます。月が変わると前月の入力内容は引き継がれません。
| 決済方法 | 購入方法 | リンク | ||
|---|---|---|---|---|
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有料記事購入後のテンプレートのダウンロード方法は、こちらをご覧ください。
コメント
いつもお世話になっております。
いろいろと利用させていただいており、大変助かっています。
さて、今回のこの「利用者管理表アプリ」についてですが、当事業所には４人のケアマネジャーが在籍しており、４人で共有する方法はあるでしょうか？
もし、そのような利用方法があれば教えていただけますと大変助かります。
お問い合わせありがとうございます。
現在の「利用者管理表アプリ」は、基本的に 1台のパソコン・1つのブラウザ上で利用する設計 です。入力データは外部サーバーには送信されず、使用しているパソコンのブラウザ内に保存されます。
そのため、4人のケアマネジャー様で共有する場合、1台のパソコンで、同じブラウザを使って入力する運用になります
いつもありがとうございます。印刷時１ページに集約するにはどうしたら良いでしょうか。ご教示いただければと思います。
利用者数が多い場合、印刷は複数ページになります。
ブラウザの印刷設定で余白を小さくしたり、横向き印刷にすることでページ数を減らせる場合はありますが、すべてを1ページに収めると文字が小さくなり、確認しづらくなる可能性があります。
そのため、実務上は複数ページで印刷していただく形をおすすめします。