こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケアです。はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
要介護認定やケアプランの更新など、毎月の利用者管理が大変です。
利用者情報をExcelなどで管理していても、「今月の認定更新は誰か」「モニタリングは終わっているか」などを確認するのに、手間がかかることもあるのではないでしょうか。
そこで、利用者情報を月ごとに整理し、担当件数・更新対象・モニタリング状況まで確認できる「利用者管理表アプリ」を作成しました。
対象月を切り替えたり、前月の情報をコピーしたりしながら、毎月の利用者管理を進められます。
【試用版】利用者管理表アプリ
※当月のみ利用できます。月が変わると前月の入力内容は引き継がれません。
毎月の利用者管理を、漏れなく効率的に進めたい方におすすめです。
＼利用者管理表アプリ／
当サイトからダウンロードできる各種テンプレートは、以下の記事にて紹介しています。
1. 利用者管理表アプリの特徴
「利用者管理表アプリ」は、利用者情報を月ごとに整理し、担当件数・更新対象・モニタリング状況まで確認できるアプリです。
主な特徴は、以下のとおりです。
利用者情報は、使用しているブラウザ内に保存されます。
通常の操作で、入力内容が外部へ送信されることはありません。
2. 利用者管理表アプリの基本操作
利用者管理表アプリの基本操作は、次の6つです。
①対象月を切り替える
毎月の利用者管理は、まず対象月を選ぶところから始めます。
画面上部の対象月を切り替えると、その月の利用者管理表を表示できます。
対象月を切り替えると、担当件数、認定更新件数、ケアプラン更新件数、モニタリング状況もその月に合わせて表示されます。
当日の担当者会議とモニタリングの予定は、毎日更新されます。
②前月の情報をコピーする
前月の利用者情報を引き継ぐ場合は、「前月の情報をコピー」を使います。
毎月ゼロから入力する必要がなく、変更がある利用者だけ修正できます。
担当者会議とモニタリングの日付は、コピーされず空欄になります。
③利用者を追加・編集する
新しい利用者を登録する場合は、「＋利用者を追加」をクリックします。
⏬️
入力した情報は一覧表へ反映されます。
④連携事業所を登録する
利用者情報の入力画面から、連携先の事業所を登録することができます。
⑤利用・未利用を切り替える
入院中や一時的にサービスを利用していない場合は、「未利用」に切り替えます。
未利用にした利用者は行がグレーで表示され、担当件数やモニタリング件数から除外されます。
⑥契約終了を管理する
契約終了となった利用者は、「終了日」を入力して管理します。
終了した利用者は「終」のタブから確認することができます。
契約終了した利用者は、翌月の利用者一覧に引き継がれません。
3. 便利機能
利用者管理表を活用するために便利機能を紹介します。
①更新時期に合わせて色が変化
「認定有効期間」「更新申請月」「ケアプラン更新月」は、時期に応じて色が変化します。
| 氏名 | 要介護度 負担割合 |
認定有効期間 | 更新申請月 | ケアプラン更新月 |
|---|---|---|---|---|
| 愛知三郎 （83歳） 0000000007 |
要介護1
みなし2号
|
令和5年11月1日
令和8年5月31日
|
令和8年4月
|
令和8年5月
|
| 石川隆 （89歳） 0000000019 |
要介護1
1割
|
令和6年11月1日
令和8年6月30日
|
令和8年5月
|
令和8年6月
|
| 愛媛里子 （83歳） 0000000026 |
要介護1
1割
|
令和5年10月1日
令和8年9月30日
|
令和8年8月
|
令和8年8月
|
| 大分勝 （80歳） 0000000029 |
要介護5
1割
|
令和8年1月1日
令和10年12月31日
|
令和10年11月
|
令和8年5月
|
②絞り込み機能
画面右上の「絞り込み」を使うと、条件ごとに利用者を表示できます。
条件に合った利用者だけを表示したい場合に便利です。
③サービス担当者会議管理シート
「サービス担当者会議管理シート」では、担当者会議の準備・出欠・要点作成をまとめて管理できます。
「担当者会議」に開催日を入力すると、「管理シート」のボタンが表示されます。
⏬️
④ChatGPT・Geminiで要点作成をサポート
「サービス担当者会議管理シート」には、議事録作成をサポートするための生成AIを用意しています。
⏬️
｢サービス担当者会議の要点サポート｣は、検討項目と会議メモを入力するだけで、検討内容・結論・必要に応じて残された課題を整理し、記録文書としてふさわしい形式に整形します。
音声入力にも対応しています。
⑤年間担当件数を確認
「年間担当件数表」では、月ごとの担当件数を一覧で確認できます。
| 区分 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 | 1月 | 2月 | 3月 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 要介護1 | |||||||||||||
| 要介護2 | |||||||||||||
| 要介護3 | |||||||||||||
| 要介護4 | |||||||||||||
| 要介護5 | |||||||||||||
| 介護合計 | |||||||||||||
| 事業対象者 | |||||||||||||
| 要支援1 | |||||||||||||
| 要支援2 | |||||||||||||
| 予防合計 | |||||||||||||
| 新規申請中 | |||||||||||||
| 更新申請中 | |||||||||||||
| 区分変更申請中 | |||||||||||||
| 申請中合計 | |||||||||||||
| 総合計 |
4. データの保存と管理方法
このアプリは、入力内容が自動で保存されます。
ただし、ブラウザ内に保存される仕組みのため、パソコンの変更やブラウザデータの削除などで、データが消える場合があります。
①バックアップ保存
「バックアップ保存」を押すと、現在の入力内容をファイルとして保存できます。
自動保存だけに頼らず、入力後や月末にはバックアップを残しておくと安心です。
②バックアップ読込
「バックアップ読込」を使うと、保存しておいたバックアップファイルからデータを復元できます。
パソコンを変更した場合や、データを戻したい場合に使用します。
③初期化
「初期化」を押すと、入力しているデータが削除されます。
通常は使用しません。
初期化する前には、必ず「バックアップ保存」を行ってください。
5. 利用者管理表アプリのダウンロード・購入方法
今回紹介した「利用者管理表アプリ」は、980円でダウンロード可能です。
※パソコン専用のアプリになります。
要介護認定の更新から毎月のモニタリングまで、このアプリで管理できます。
【試用版】利用者管理表アプリ
※当月のみ利用できます。月が変わると前月の入力内容は引き継がれません。
「利用者管理表アプリ」の購入方法は、以下のとおりです。
| 決済方法 | 購入方法 | リンク | ||
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