こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
毎日の書類作成に追われています。
効率化する方法はないでしょうか？
ケアマネにとって大きな業務負担となっているのが、作成する帳票の多さです。
ケアマネジメントプロセスにおいて作成する、
- アセスメントシート
- 居宅サービス計画書（ケアプラン）
- 意見照会書
- サービス担当者会議の要点
- モニタリングシート
はもちろん、利用者さんの入退院時には「入院時情報提供書」や「退院・退所情報記録書」も作成します。
さらに新規で介護サービスを利用する際には、サービス事業所に「利用申込書」を作成、提出することも多いです。
作成する帳票は違っても利用者さんに関する情報は一致しているので、重複する内容が多いです。
そこで今回は、ケアマネの帳票作成を効率化する方法として、アセスメントシートに入力した項目をその他の書類に自動で転記させるシートを作成しました。
アセスメントシートからどのような情報が転記されますか？
主に以下の情報がアセスメントシートから各帳票に転記されます。
- 利用者の基本情報（氏名、性別、生年月日、年齢、要介護認定の情報、等）
- 主治医に関する情報
- 利用者のADL、健康状態、認知機能等
このシートを使えば、同じ情報を繰り返し入力する手間がなくなりますね！
「ケアマネ業務書類シート」内の帳票は以下のとおりです。
帳票作成に悩むケアマネさんは今回の記事を読み、「ケアマネ業務書類シート」をご活用ください。
【サンプル】ケアマネ業務書類シート
＼ケアマネ業務書類シート／
当サイトでダウンロード可能な各種テンプレートは、以下の記事で詳しく紹介しています。
アセスメントシート
アセスメントシートはどの様式を使っていますか？
私が作成した“ヒトケア式アセスメントシート”を使用しています。
「使いやすく分かりやすい」を意識してシートの枚数も3枚で収めました。
ヒトケア式アセスメントシートの特徴①
課題分析標準項目の改正に対応
| No. | 項目 | No. | 項目 |
|---|---|---|---|
| 1 | 基本情報（受付、利用者等基本情報） | 13 | 認知機能や判断能力 |
| 2 | これまでの生活と現在の状況 | 14 | コミュニケーションにおける理解と表出の状況 |
| 3 | 利用者の社会保障制度の利用情報 | 15 | 生活リズム |
| 4 | 現在利用している支援や社会資源の状況 | 16 | 排泄の状況 |
| 5 | 日常生活自立度（障害） | 17 | 清潔の保持に関する状況 |
| 6 | 日常生活自立度（認知症） | 18 | 口腔内の状況 |
| 7 | 主訴・意向 | 19 | 食事摂取の状況 |
| 8 | 認定情報 | 20 | 社会との関わり |
| 9 | 今回のアセスメントの理由 | 21 | 家族等の状況 |
| 10 | 健康状態 | 22 | 居住環境 |
| 11 | ADL | 23 | その他留意すべき事項・状況 |
| 12 | IADL |
ヒトケア式アセスメントシートの特徴②
シート3枚で必要な情報を網羅できる。
※画像クリックで拡大
ヒトケア式アセスメントシートの特徴③
各項目はリストから選択可能。※選択肢は変更可能
【サンプル】ヒトケア式アセスメントシート ダウンロード
※シート1,2まで利用可能
アセスメントシート作成の時間が格段に早くなりますね！
ヒトケア式アセスメントシートは、以下の記事で詳しく解説しています。
課題整理総括表
アセスメントシートから以下の情報が課題整理総括表に自動転記されます。
| １ | 利用者名 |
| ２ | 作成日 |
| ３ | 室内移動 |
| ４ | 屋外移動 |
| ５ | 食事摂取 |
| ６ | 調理 |
| ７ | 口腔衛生 |
| ８ | 口腔ケア |
| ９ | 入浴 |
| １０ | 更衣 |
| １１ | 掃除 |
| １２ | 洗濯 |
| １３ | 金銭管理 |
| １４ | 買物 |
相談受付票
アセスメントシートから以下の情報が相談受付票に自動転記されます。
| １ | 受付対応者 |
| ２ | 利用者名（フリガナ） |
| ３ | 性別 |
| ４ | 生年月日 |
| ５ | 年齢 |
| ６ | 住所 |
| ７ | 電話 |
| ８ | 要介護度 |
| ９ | 被保険者番号 |
入院時情報提供書
入院時情報提供書（旧様式）
アセスメントシートから以下の情報が入院時情報提供書に自動転記されます。
| １ | 患者氏名（フリガナ） |
| ２ | 年齢 |
| ３ | 性別 |
| ４ | 生年月日 |
| ５ | 郵便番号・住所 |
| ６ | 電話番号 |
| ７ | 住居の種類 |
| ８ | エレベーター |
| ９ | 入院時の要介護度 |
| １０ | 有効期間 |
| １１ | 障害高齢者の日常生活自立度 |
| １２ | 認知症高齢者の日常生活自立度 |
| １３ | 介護保険の自己負担割合 |
| １４ | 障害などの認定 |
| １５ | 年金などの種類 |
| １６ | 世帯構成 |
| １７ | 主介護者氏名 |
| １８ | キーパーソン |
| １９ | 本人の生活歴 |
| ２０ | 入院前の本人の生活に対する意向 |
| ２１ | 入院前の家族の生活に対する意向 |
| ２２ | 退院後の世帯状況 |
| １ | 麻痺の状況 |
| ２ | 褥瘡の有無 |
| ３ | 移動(屋内） |
| ４ | 移動（屋外） |
| ５ | 移乗 |
| ６ | 更衣 |
| ７ | 起居動作 |
| ８ | 爪切り |
| ９ | 洗顔 |
| １０ | 整髪 |
| １１ | 入浴 |
| １２ | 食事 |
| １３ | 食事制限 |
| １４ | 食事形態 |
| １５ | 水分とろみ |
| １６ | 水分制限 |
| １７ | 嚥下機能 |
| １８ | 義歯 |
| １９ | 口腔清潔 |
| ２０ | 口臭 |
| ２１ | 排尿 |
| ２２ | 排便 |
| ２３ | 睡眠の状態 |
| ２４ | 眠剤の使用 |
| ２５ | 視力 |
| ２６ | 眼鏡 |
| ２７ | 聴力 |
| ２８ | 補聴器 |
| ２９ | 意思疎通 |
| ３０ | コミュニケーションに関する特記事項 |
| ３１ | 焦燥・不穏 |
| ３２ | 妄想 |
| ３３ | 暴力/攻撃性 |
| ３４ | 介護への抵抗 |
| ３５ | 昼夜逆転 |
| ３６ | 徘徊 |
| ３７ | 危険行為 |
| ３８ | 不潔行為 |
| ３９ | かかりつけ医療機関名 |
| ４０ | 電話番号 |
| ４１ | 医師名（フリガナ） |
| ４２ | 診察方法 |
| ４３ | 診察頻度 |
その他の項目（※水色の項目）は直接入力してください。
文字入力すると背景色（水色）は消えます。
【新様式】入院時情報提供書（新様式）
令和6年度介護報酬改定に伴い、厚生労働省より新様式の入院時情報提供書が発出されました。
アセスメントシートからは、以下の自動情報が転記されます。
| １ | 事業所名 |
| ２ | ケアマネジャー氏名 |
| ３ | TEL |
| ４ | FAX |
| ５ | 利用者氏名（フリガナ） |
| ６ | 生年月日 |
| ７ | 有効期間 |
| ８ | 負担割合 |
| ９ | 主介護者氏名・続柄・年齢・電話番号 |
| １０ | かかりつけ医療機関１・医師名 |
退院・退所情報記録書
アセスメントシート、入院時情報提供書から以下の情報が退院・退所情報記録書に自動転記されます。
| １ | 氏名（フリガナ） |
| ２ | 性別 |
| ３ | 年齢 |
| ４ | 退院（所）時の要介護度（要区分変更） |
| ５ | 入院（所）日※入院時情報提供書から転記 |
| ６ | 入院・入所先※入院時情報提供書から転記 |
| ７ | 今後の医学管理：医療機関名 |
| ８ | 今後の医学管理：方法 |
| ９ | 移動手段：屋内 |
| １０ | 移動手段：屋外 |
| １１ | 排泄方法 |
| １２ | 食事形態 |
| １３ | 嚥下機能（むせ） |
| １４ | 義歯 |
| １５ | 口腔清潔 |
| １６ | 口腔ケア |
| １７ | 睡眠※入院時情報提供書から転記 |
| １８ | 眠剤使用※入院時情報提供書から転記 |
| １９ | 徘徊 |
| ２０ | 焦燥・不穏※入院時情報提供書から転記 |
| ２１ | 攻撃性※入院時情報提供書から転記 |
意見照会書
以下の意見照会書もアセスメントシートの項目から自動転記されます。
意見照会書（標準様式）
アセスメントシートから以下の情報が意見照会書（標準様式）に自動転記されます。
| １ | 利用者名 |
| ２ | 居宅サービス計画書作成者（照会者）氏名 |
ヒトケアさんもFAXなどで意見照会書を送っていますか？
私はGoogleフォームで照会を行っています。
詳しくは以下の記事をご覧ください。
意見照会書（短期目標更新）
アセスメントシートから以下の情報が意見照会書（短期目標更新）に自動転記されます。
| １ | サービス事業所名 |
| ２ | 居宅介護支援事業所名 |
| ３ | ケアマネジャー氏名 |
| ４ | 利用者 |
| ５ | FAX番号 |
意見照会書（主治医）
居宅サービス計画書（ケアプラン）に、
- 軽度者に係る福祉用具貸与の例外給付
- 訪問看護、通所リハビリテーション等の医療系サービス
を位置づける場合は、主治医からの所見が必要になります。
そのため、上記１．２に対応できる主治医への意見照会書を作成しました。
主治医への意見照会書もアセスメントシートから以下の項目が自動転記されます。
| １ | 医療機関名 |
| ２ | 医師名 |
| ３ | 居宅介護支援事業所：事業所名 |
| ４ | 居宅介護支援事業所：ケアマネジャー氏名 |
| ５ | 居宅介護支援事業所：TEL |
| ６ | 居宅介護支援事業所：FAX |
| ７ | 患者（利用者）氏名 |
| ８ | 生年月日 |
| ９ | 住所 |
| １０ | 要介護度 |
| １１ | FAX番号 |
サービス利用申込書
訪問介護 利用申込書
訪問介護利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「希望時間帯」「身体・生活」「サービス内容」
- 備考
訪問看護 利用申込書
訪問看護利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「希望時間帯」「看護・リハビリ」「サービス内容」
- 備考
訪問リハビリ 利用申込書
訪問リハビリ利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「希望時間帯」「サービス内容」
- 備考
訪問入浴介護 利用申込書
訪問入浴介護利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「希望時間帯」「希望時間帯なし」
- 備考
訪問診療 利用申込書
訪問診療利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「午前」「午後」
- 備考
デイサービス・デイケア 利用申込書
デイサービス・デイケア利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- プルダウンリストから「デイサービス」「デイケア」を選択
- 記入日
- 利用希望日：「時間区分」「入浴」「その他」
- 備考
ショートステイ 利用申込書
ショートステイ利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「第１（２）希望」「居室（※プルダウンリストから「個室」「多床室」を選択）」
- 備考
福祉用具 利用申込書
福祉用具利用申込書から直接入力する項目は以下のとおりです。
- 記入日
- 利用希望日：「福祉用具貸与」「特定福祉用具販売」「住宅改修」
- 備考
住宅改修が必要な理由書
アセスメントシートから以下の情報が「住宅改修が必要な理由書」に自動転記されます。
| １ | 被保険者番号 |
| ２ | 年齢 |
| ３ | 生年月日 |
| ４ | 被保険者氏名 |
| ５ | 要介護度 |
| ６ | 住所 |
| ７ | 所属事業所 |
| ８ | 氏名 |
| ９ | 連絡先 |
苦情対応記録
アセスメントシートから以下の情報が「苦情対応記録」に自動転記されます。
| 1 | 記入者（担当者） |
| 2 | 利用者 |
| 3 | 性別 |
| 4 | 年齢 |
| 5 | 住所 |
| 6 | 電話 |
| ７ | 担当者 |
緊急やむを得ない場合における記録
アセスメントシートから「利用者氏名」「ケアマネジャー氏名」が自動転記されます。
緊急やむを得ない身体的拘束に関する説明書
緊急やむを得ない身体拘束に関する利用者の日々の態様記録
【ダウンロード】ケアマネ業務書類シート
【有料版】ケアマネ業務書類シート（490円）の購入方法は、以下のとおりです。
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