こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケアです。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
「ヒトケアの仕事術」では、ケアマネジャーの業務を効率化するために、さまざまなテンプレートや生成AIの活用方法を紹介しています。
しかし、実際には「どんな場面で活用すればいいの？」と迷われている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、現役ケアマネである私自身が日々の業務でどのようにテンプレートや生成AIを活用しているかをご紹介します。
この記事を読んで、「ヒトケアの仕事術」のテンプレートと生成AIをご活用ください。
当サイトで紹介している各種テンプレートは、以下の記事にてセット販売しています。
1. 出退勤：法定4帳簿入力シート
出勤簿の入力や賃金台帳の作成に時間がかかっています。
法定４帳簿入力シートを使えば、出勤簿に入力した勤務時間の合計が自動で賃金台帳に反映されるので、計算や転記の手間がなくなります
法定4帳簿入力シートの特徴
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1 名前・事業所名など、一度入力すれば全ての帳簿に自動転記
無駄な入力や記載漏れを防げます。
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2 法定4帳簿が1つのファイルに集約されており、管理が簡単
ファイルが分かれて迷う心配がありません。
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3 出勤日数・勤務時間の合計を自動で計算
計算ミスの心配なし。集計の手間もゼロ。
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4 出勤簿で記録した日数・時間は賃金台帳へ自動転記
転記ミスがなくなり、業務効率が一気に向上します。
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5 源泉所得税の特例納付の作成をサポート
半年分の合計額を自動集計し、納付書の作成がスムーズになります。
法定4帳簿入力シートの活用法
私は毎日の勤怠管理に「法定4帳簿入力シート」を活用しています。具体的な使い方をご紹介します。
まず出勤時には、シートの「出社」欄に当日の時刻を入力します。
退勤時には「退勤」欄に時刻を入力します。
「Ctrl+：（コロン）」のショートカットを使うことで、現在の時刻をワンクリックで入力できます。
勤務時間の合計や出勤日数は自動で集計してくれます。
集計結果は自動的に賃金台帳の「労働日数」「労働時間数」に反映されます。
以前は賃金台帳の労働日数や労働時間数の計算に多くの時間を割いていましたが、今は出勤簿に入力するだけでよくなりました。
2. 契約：契約書セット＆居宅介護支援事業所パンフレット
契約書、重要事項説明書、個人情報同意書のそれぞれに署名をもらうのが大変です…。
契約書セットの特徴
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1 書類の管理が簡単になる
紛失リスクを減らし、整理しやすくなります。
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2 作成作業の効率化
複数の書類を一括作成でき、手間と時間を削減できます。
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3 説明が一貫して行える
順序立てて説明でき、利用者が理解しやすくなります。
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4 署名の簡素化
複数書類への署名が不要になり、利用者の負担が軽減されます。
居宅介護支援事業所パンフレットの特徴
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1 ケアマネジャーの役割が明確に伝わる構成
「利用者の状況把握」「ケアプラン作成」「連絡調整」などが体系的に説明されています。
- 2 相談できること・できないことを具体的に記載
利用者・家族が相談してよい内容と業務範囲外の内容がわかりやすく区分されています。- 3 Q&A 形式で疑問に応える章あり
「利用料金」「介護サービスの利用」「事業所の変更」など、よくある質問に答えられる構成です。- 4 アイコン版・イラスト版の2種を提供
用途やデザインニーズに応じて使い分けられるよう、2つのデザイン版が用意されています。契約書セット＆居宅介護支援事業所パンフレットの活用法
私は契約時に「契約書セット」の契約書1箇所署名タイプを使用しています。
通常であれば契約書・重要事項説明書・個人情報同意書の3つに署名が必要ですが、複数の書類に署名をいただくのは利用者、家族にとって大きな負担です。
この「契約書セット」を使えば署名箇所を1つにまとめられ、双方の負担軽減につながります。また契約時には、居宅介護支援事業所パンフレットを配布しています。
事前にケアマネの役割を理解していただくことで、過度な期待や誤解を防ぎ、適切な相談・支援へとつながると感じています。
結果的に、利用者・家族との信頼関係を強化する効果もあります。
3. アセスメント：ヒトケア式アセスメントシート＆AI活用
ケアマネさんアセスメントシートの入力項目が多くて、作成に時間がかかります。
ヒトケアヒトケア式アセスメントシートを使えば、シート3枚で必要な情報を網羅できます。アセスメントシートの一部をAIが分析し、ケアプラン（1,2表）の作成まで可能です。
ヒトケア式アセスメントシートの特徴
アセスメントNo.1 
アセスメントNo.2 
アセスメントNo.3 
AI分析用シートNo.1 
AI分析用シートNo.2 📄 ヒトケア式アセスメントシートの特徴- 1 課題分析標準項目の改正に対応
- 2 シート3枚で必要な情報を網羅できる
- 3 各項目はリストから選択可能（選択肢は変更可能）
- 4 アセスメント内容をAIが分析し、ケアプラン（第1,2表）の作成までサポート
ヒトケア式アセスメントシートの活用法
私のアセスメントシートの入力方法は、まず利用者宅にタブレット＋外付けキーボードを持参して、その場で聞き取りを行いながら各項目を入力していきます。
利用者宅での入力は下書きでとどめ、事務所に戻って清書を行い、アセスメントシートを完成させます。アセスメントが完成したら、次にAI分析用シートをPDFに変換し、専用の生成AI【ヒトケア式アセスメントシート】課題分析&ケアプラン作成サポート に読み込ませます。
AIはシートの情報を解析し、利用者の課題や必要な支援を提案してくれます。アセスメントからAIによる課題分析までの流れ1訪問先で下書き入力タブレット＋外付けキーボードで、利用者宅にて聞き取りしながらアセスメント各項目を下書き。
2事務所で清書帰所後に内容を整えてアセスメントシートを完成。
3AI分析用シートをPDF化AI分析用シートをPDFに変換し、専用AIへ読み込み。
4AIによる課題分析AIが利用者の課題を分析したうえで・必要な支援を提案。
ヒトケア【ヒトケア式アセスメントシート】課題分析&ケアプラン作成サポート は、ChatGPTのアカウントがあれば、誰でも無料で使えます。※アカウントの作成方法はこちら。
【より便利に】ケアマネ業務書類シートで書類作成を効率化
ケアマネさん私もヒトケア式アセスメントシートを使っていこうと思います。
ヒトケアヒトケア式アセスメントシートをご利用される方は、ぜひ「ケアマネ業務書類シートをご活用ください。
「ケアマネ業務書類シート」では、ヒトケア式アセスメントシートに入力した項目をその他の書類に自動で転機させることができます。
私は「ヒトケア式アセスメントシート」を単体で使うのではなく、このケアマネ業務書類シートを活用して、書類作成が効率化されました。
例えば、利用者が急遽入院となった際でも、アセスメントシートから自動転記されている「入院時情報提供書」をスムーズに作成し、病院へ提出できます。
イチから書き直す必要がないため、時間の節約だけでなく、記載漏れや転記ミスの防止にもつながります。ヒトケアアセスメントシートと各種帳票が連動することで、書類作成の負担が大幅に軽減されます。
4. ケアプラン作成：ケアプラン第2表文例作成（ChatGPT）
ケアマネさんケアプランの表現がいつも同じようになってしまいます。
ヒトケア「ケアプラン第2表文例作成」を使えば、利用者の状況や課題に応じて、文例を5つ出してくれます。
ケアプラン第2表文例作成の特徴
✏️ ケアプラン第2表文例作成の特徴- 1 利用者情報や課題を入力するだけで文例を5つ生成
- 2 第2表の構成要素（目標・サービス内容など）に対応した出力形式
- 3 対話形式で修正可能、より利用者に合った文例へ調整できる
ケアプラン第2表文例作成の活用法
入力例：1回目
80代男性。要介護２。
妻の他界後に独居生活となり、子は他県に在住し、日常的な支援は受けにくい状況にある。 日中はほとんど人と話す機会がなく、孤独感が強まっているが、「できるだけ人の世話にならず、自分のことは自分でやりたい」という気持ちを強く持っている。
一方で、膝関節症により歩行時の痛みや不安があり、外出や買い物が思うようにできないため、生活範囲が狭まり、気分の落ち込みも見られる。
食事は簡単な調理は可能だが、買い物の負担からインスタント食品に頼りがちで、栄養の偏りも懸念される。
また、趣味の囲碁や散歩を再開したいという希望はあるものの、体力や移動手段の制約から実現できずにいる。⇓
入力例：２回目
本人は近所のスーパーに行き、自分で買い物をすることを望んでいます。
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入力例：３回目
荷物を持って移動することは難しいため、ヘルパーが購入品を持って貰う必要があります。
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入力例：４回目
安定した屋外歩行ができるよう、訪問リハビリの利用も検討しています。
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入力例：５回目
自宅での入浴が困難になっているため、デイサービスでの入浴介助を予定しています。 入浴は昔から好きな方です。
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入力例：６回目
ここまでの内容をまとめてください
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ヒトケア式アセスメントシートを使えば、1表の作成までサポート
【ヒトケア式アセスメントシート】課題分析&ケアプラン作成サポート を使えば、AIによる課題分析後、ケアプラン第２表の作成もサポートしてくれます。
さらに、第2表の作成が終わると、続けて第1表作成のサポートも開始してくれます。
アセスメントからケアプラン作成までの流れ1訪問先で下書き入力タブレット＋外付けキーボードで、利用者宅にて聞き取りしながらアセスメント各項目を下書き。
2事務所で清書帰所後に内容を整えてアセスメントシートを完成。
3AI分析用シートをPDF化AI分析用シートをPDFに変換し、専用AIへ読み込み。
4第2表（目標・サービス）作成AIが課題・必要な支援を提案。対話しながら第2表を作成。
5第1表（意向・方針）作成続けてAIのサポートで第1表（意向・総合的援助の方針）を作成。
ヒトケア私はこの流れでアセスメント～ケアプラン作成までを一気通貫で行っています。
5. サービス担当者会議：事前準備シート＆サービス担当者会議の要点サポート（ChatGPT）
ケアマネさんサービス担当者会議の準備や議事録の作成に時間を取られてしまいます。
ヒトケア「サービス担当者会議事前準備シート」と「サービス担当者会議の要点サポート」を使えば、サービス担当者会議の準備から議事録作成までスムーズにできます。
サービス担当者会議事前準備シートでできること
📝 「サービス担当者会議事前準備シート」で管理できること- 1 毎月のサービス担当者会議の開催件数
- 2 ケアプラン原案作成、サービス利用表の作成
- 3 各サービス事業所の出欠
- 4 ケアプラン原案の送信
- 5 意見照会の依頼、回答
- 6 確定したケアプランの交付
- 7 サービス担当者会議の要点の作成
サービス担当者会議の要点サポートの特徴
📝 サービス担当者会議の要点サポートの特徴- 1 検討項目入力後、音声入力や会議メモを入力するだけで要点を自動生成
- 2 体裁の整った議事録形式で出力できる
- 3 入力された内容から、残された課題を自動で抽出
事前準備シート＆要点サポートの活用法
私はサービス担当者会議を開催する際に、事前準備シートと要点サポートを組み合わせて活用しています。
サービス担当者会議 事前準備シートの活用
事前準備シート を使って、以下の項目を一元的に管理していま
- 開催日・開催理由
- 利用者氏名・完了番号
- ケアプラン原案作成／議事次第作成／サービス利用票作成
- アセスメント実施日／プラン交付
- サービス事業所ごとの出欠確認・照会回答状況
- 備考欄で特記事項をメモ
ヒトケアサービス担当者会議に関連したタスクを漏れなく管理できるようになりました。
サービス担当者会議の要点サポートの活用
私はサービス担当者会議の開始前（朝の時点）に、予め「要点サポート」に議題を入力しておきます。
担当者会議終了後は、「要点サポート」に音声入力で会議内容を一気に喋ります。
AIは入力された内容を整理し、次の形式で自動出力してくれます。- 検討した項目
- 検討内容
- 結論
- 残された課題（明確な課題が含まれる場合のみ）
ヒトケアこれまで議事録作成に10～20分程度かかっていましたが、「サービス担当者会議の要点サポート」を使うようになり、３～４分で整った記事録が作成できるようになりました。
6.記録業務：支援経過記録サポート（ChatGPT）
ケアマネさん毎日、記録の作成に追われています。
ヒトケア支援経過記録サポートと音声入力を組み合わせれば、話すだけで記録が作成できます。
支援経過記録サポートの特徴
✏️ 支援経過記録サポートの特徴- 1 音声入力による記録作成が可能
- 2 生成AIが文書を自然な文章に整形
- 3 誤字・脱字を自動補正
- 4 項目ごとに見出し【】が付与される
- 5 記録文から今後の対応を検討できる
- 6 モニタリング記録も生成可能
- 7 記録文から関係者への連絡文を生成
支援経過記録サポートの活用法
私は支援経過記録を作成する際、音声入力を活用しています。
例えば、モニタリング終了後には、スマートフォンから「支援経過記録サポート」を開き、訪問内容を一気に話します。ヒトケアAIがリアルタイムで内容を整理し、記録文として自動生成してくれるため、文字入力の手間がありません。
さらに、音声の最後に「評価」と付け加えることで、記録文に加えて「総合評価と今後の課題」も同時に生成されます。
この記録法により、事務所に戻る前にモニタリング記録が完成している状態になっています。ヒトケア訪問件数が多い日でも、帰所後に記録作業に追われることがなくなり、時間的なゆとりを感じています。
7. 業務管理：利用者管理表
ケアマネさん利用者さんの要介護認定やケアプランの更新時期の管理が大変です。
ヒトケア「利用者管理表」を使えば、漏れなく管理できます。
利用者管理表の特徴
📋 利用者管理表でできること- 1 利用者の生年月日、要介護度や要介護認定、ケアプランの更新時期がわかる
- 2 毎月のモニタリング実施状況が把握できる
- 3 サービス事業所との提供票（予定・実績）の送受信や個別援助計画書の受け取り日を把握できる
- 4 金額設定のシートに金額を入力すると、各月の売上表に反映される
- 5 特定事業所加算の計算ができる
- 6 利用者の要介護度や加算等を入力すると売上表に自動計算される
- 7 年間売上一覧表が自動計算される
- 8 「特定事業所集中減算」「前6か月間のサービスの利用割合」が自動計算できる
利用者管理表の活用法
私は担当している利用者の情報を、この利用者管理表で一括管理しています。
要介護認定の更新時期が近づくと、セルの色が自動的に変化する仕組みになっており、1か月前から通知代わりに気づけるため、申請漏れを防げます。
- 来月更新：青色
- 今月更新：黄色
- 先月更新：赤色
また、毎月のモニタリング実施状況もこのシートで管理しています。
訪問が完了した利用者の欄に「◯」をつけるだけで、その月のモニタリング実施件数や残りの件数がひと目で確認できます。
ヒトケア今月の残りのモニタリング件数が一目でわかります。
さらに、利用者ごとの要介護度や加算情報を入力しておくと、自動的に売上管理表にも反映される仕組みになっています。
ヒトケア独立ケアマネの場合、売上管理が特に重要になります。
8.研修管理：年間研修計画書
ケアマネさんBCPに虐待防止、感染症予防とやるべき研修が多すぎて把握できません。
ヒトケア年間研修計画書を使えば、毎年やるべき研修を計画的に実施できます。
年間研修計画書の特徴
📘 年間研修計画書の特徴- 1 年間スケジュールが一目で確認可能
- 2 開催日・対象者・テーマ・講師など、必要な項目をシンプルに記載できる
- 3 テーマ・対象者・実施形態はリストから選択可能
年間研修計画書の活用法
私は年間研修計画書を使って、必須となる研修を年間を通して計画的に実施しています。
特に、BCP（業務継続計画）・虐待防止・感染症予防といった研修は毎年必ず実施が求められるため、年間スケジュールを立てておくことで漏れなく実施できています。また、主任介護支援専門員更新研修の受講要件として必要な「年4回の法定外研修」も、この年間研修計画書で管理しています。
さらに、「ヒトケア」としてセミナー講師の依頼を受けることも増えているため、事業所内研修とは別にヒトケア用の研修（セミナー）シートを作成、管理しています。
9. その他のテンプレート＆生成AI
「ヒトケアの仕事術」では、その他にもケアマネ業務に活用できるテンプレートや生成AIを提供しています。
ヒトケアその他のツールも、ぜひご活用ください。
テンプレート
モニタリングシート 選択式の項目を増やすことで記入の手間を減らし、記述式は最小限（モニタリングの総括と再アセスメントの理由）に絞り込んでいます。 サービス利用申込書 利用申込書入力シートに必要な情報を入力すれば、訪問介護やデイサービス等の各サービスの利用申込書にも情報が自動で転記されます。 入退院記録書 「入院時情報提供書（新様式）」「退院・退所情報記録書」の２つを効率的に入力できます。 特定事業所集中減算入力シート 事業所名を入力することで特定事業所集中減算が自動計算されます。 ケアマネ業務帳票セット 基本情報入力シートに事業所や利用者の情報を入力すると、各帳票に自動的に転記されます。 居宅介護支援事業所 売上管理表 Excelを使用して居宅介護支援事業所の売上管理が簡単にできます。
生成AI
ケアマネジメントサポート（ChatGPT） ケアマネジメント業務全般の利用者や家族の状況に応じた支援方法や対応策について、一緒に考えることができます。 医療介護用語辞典（ChatGPT） 医療・介護用語について、表形式で簡潔かつ正確に説明します。 居宅介護支援 解釈通知ナビゲーター（ChatGPT） 解釈通知に書かれている内容を正確に引用し、根拠に基づいてわかりやすく解説します。 居宅介護支援 運営基準ナビゲーター（ChatGPT） 運営基準に書かれている内容を正確に引用し、根拠に基づいてわかりやすく解説します。 居宅介護支援 運営基準＆解釈通知ナビゲーター（ChatGPT） 運営基準、解釈通知に記載された内容を根拠として、該当箇所を正確に全文引用し、条文の趣旨や実務上の留意点を解説します。 居宅介護支援事業所 運営指導対策サポート（NotebookLM） 以下の資料をもとに、運営指導に関するご質問にお答えします。
１．「介護保険等運営指導マニュアル」
２．「別添 確認文書・確認項目一覧」
３．「居宅介護支援事業所の運営指導対策」認定調査サポート（NotebookLM） 以下の資料を参照しながら、各項目の選択や特記事項の記載方法について、参考情報やアドバイスを提供します。
１．要介護認定認定調査員テキスト改訂版
２．認定調査員ハンドブック2024
３．要介護認定調査の聞き取り方と特記事項の記入例令和6年度介護報酬改定Q&Aナビゲーター（NotebookLM） 「令和6年度介護報酬改定に関するQ&A」を唯一の根拠資料として、制度解釈や実務対応における正確な回答をします。 住宅見取り図作成サポート（ChatGPT） 手描きの住宅見取り図を、透明背景で整った図面に再現します。 メール・チャット文章作成サポート（ChatGPT） 音声入力や箇条書きのメモを整理し、フォーマル／インフォーマル、メール／チャットの4パターンで最適な文章を生成します。
- 2 相談できること・できないことを具体的に記載
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