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こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
毎月のサービス提供票の送信に時間と手間がかかります。
もっと効率の良い方法はないですか
「カイポケケア連携」を使えば、2クリックでサービス提供票が一括送信できます。
カイポケケア連携とは、介護ソフトカイポケが提供しているサービス提供票や居宅サービス計画書等をデータ送信できるシステムです。
カイポケ会員であれば無料で利用できます。
居宅介護支援事業所がカイポケ会員なら、サービス事業所が別の介護ソフトを使っていてもデータ送信できます。
ということは、全ての介護サービス事業所にサービス提供票等がデータ送信できるのですね！
さらにカイポケ会員同士であれば、サービス事業所からの実績データを受信することも可能です。
私がカイポケを利用して最も業務効率化を実感できたのが、カイポケケア連携です。
カイポケについて詳しく知りたい方は、以下も記事をご覧ください。
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カイポケケア連携とは
「カイポケケア連携」を初めて知ったので、イチから教えてください。
カイポケケア連携とは、居宅介護支援事業所（ケアマネジャー）とサービス事業所間でサービス提供票等をデータでやり取りするサービスです。
これまでFAXや郵送、手渡し等による煩雑なサービス提供票の交付作業が、カイポケケア連携を利用すると2クリックで送信できます。
毎月、半日かけて送信していたサービス提供票が2クリックで完了するなんて最高ですね！
カイポケ非会員にも送信できるので、私は9割以上のサービス事業所にサービス提供票がデータ送信できています。
カイポケケア連携では、以下のデータの送受信ができます。
- サービス提供票の送信
- 実績の受信※カイポケ会員同士のみ
- 居宅サービス計画書（1~3表）
- サービス担当者会議の要点
- 申込書※サービス事業所への利用申込書
- アセスメントシート（簡易版）※課題分析標準項目23項目を満たした簡易版
- アルバム※カイポケタブレット（iPad）で撮影した写真を送信可能
カイポケ会員同士であれば実績の受信ができるのですか？
カイポケ会員同士の場合、サービス事業所からの実績がデータで受信できます。
こんなに簡単に実績が取り込まれるのですね！
カイポケケア連携で初めて実績の取り込みをした時、その効率の良さに感動しました。
「カイポケケア連携」と「ケアプランデータ連携システム」の比較
令和5年4月20日から「ケアプランデータ連携システム」が稼働しますよね？
カイポケケア連携との違いを教えてください。
「カイポケケア連携」と「ケアプランデータ連携システム」の比較は以下の表をご覧ください。
| カイポケケア連携 | ケアプランデータ連携システム | ||
|---|---|---|---|
| 利用条件 | 居宅介護支援事業所がカイポケ会員であること | 居宅介護支援事業所、サービス事業所の双方がシステム導入していること | |
| 利用料金 | 無料 | 年間21,000円（消費税込み） | |
| 利用形態 | クラウド型 ※場所や端末の制限なく利用可能 | インストール型 ※1事業所1端末にインストール | |
| 送信ファイル | CSV | ||
| 連携できるケアプランデータ | サービス提供票（予定） （第6表、第7表） | ◯ | ◯ |
| サービス提供票（実績） （第6表、第7表） | △ （カイポケ会員会員同士で可能） | ◯ | |
| 居宅サービス計画書 （第1表、第2表） | ◯ | ◯ | |
| 週間サービス計画表 （第3表） | ◯ | △ ※PDFファイルにてアップロード可能 | |
| サービス担当者会議の要点 （第4表） | ◯ | △ ※PDFファイルにてアップロード可能 | |
利用条件
利用条件については、
- カイポケケア連携：居宅介護支援事業所がカイポケ会員であること
- ケアプランデータ連携システム:居宅介護支援事業所、サービス事業所の双方がシステム導入していること
となっています。
カイポケケア連携の場合、カイポケ非会員のサービス事業所はカイポケケア連携にログインすることで、居宅介護支援事業所からのケアプランデータ（PDF)をダウンロードできます。
ケアプランデータ連携システムの場合、居宅介護支援事業所、サービス事業所の双方がシステム導入しないと利用できないので、普及には時間が掛かりそうですね…。
利用料金
利用料金は、
- カイポケケア連携:無料
- ケアプランデータ連携システム：年間21,000円（消費税込み）
の違いがあります。
ケアプランデータ連携システムは年間21,000円掛かるのですね。
これだけのコストが掛かると導入に二の足を踏む事業所が増えそうですね…。
年間21,000円のコストが普及の足かせになってしまいそうですね。
その点、カイポケケア連携であれば無料でデータ連携ができるので、私の地域では殆どのサービス事業所と連携できます。
利用形態
ケアプランデータ連携システムは1事業所1端末にインストールする利用形態になります。
そうなると、事業所内のPC1台でしかケアプランデータ連携システムが使えないのですね。
テレワークを導入している事業所にとっては不便な利用形態ですね。
一方、カイポケケア連携は「クラウド型」の利用形態となるため、場所や端末の制限なく利用できます。
私は事務所と自宅のハイブリッドワークをしているため、クラウド型のデータ連携（カイポケケア連携）は重宝しています。
送信ファイル
送信ファイルについては、
- カイポケケア連携はPDFファイル
- ケアプランデータ連携システムはCSVファイル
と違いがあります。
CSVファイルとは何ですか？
CSVファイルは、テキスト形式でデータを表現するためのファイル形式で、データの交換や保存、移行、共有などの目的で使用されます。
カンマやタブ、セミコロンなどで列を区切り、各列に対応するデータを格納します。
ケアプランデータ連携システムは、介護ソフトから出力したケアプランデータのCSVファイル等をケア
プラン連携クライアントソフト間でやり取りを行うシステムとなります。
一方、カイポケケア連携では、居宅介護支援事業所が送信したデータをサービス事業所はPDFでダウンロードできます。
ケアプランのデータ連携をするうえで、CSVファイルとPDFファイルのどちらが優れているのですか？
CSVファイルなら送られたデータを直接介護ソフトに取り込めるので、PDFファイルよりも効率が良いです。
ただ、カイポケケア連携も会員同士であれば、サービス提供票、実績の送受信を介護ソフト（カイポケ）に直接取り込めます。
カイポケ会員同士だと、データ連携がさらにやりやすくなるんですね！
連携できるケアプランデータ
カイポケケア連携、ケアプランデータ連携で送信できるデータは以下のとおりです。
- サービス提供票
- 実績※カイポケケア連携ではカイポケ会員同士のみで可能
- 居宅サービス計画書（1,2表）
- 週間サービス計画表（3表）※ケアプランデータ連携システムもPDFファイルでアップロード可能
- サービス担当者会議の要点※ケアプランデータ連携システムもPDFファイルでアップロード可能
ケアプランデータ連携システムはPDFファイルのアップロードができるので、ケアプランデータ以外の書類の送受信もできます。
カイポケケア連携で送信できるデータはケアプラン以外でありますか？
カイポケではケアプランデータ以外にも以下のデータを送信することができます。
- 申込書※サービス事業所への利用申込書
- アセスメントシート（簡易版）※課題分析標準項目23項目を満たした簡易版
- アルバム※カイポケタブレット（iPad）で撮影した写真を送信可能
ケアプランデータ連携システムにはない書類を送信できるのも、カイポケケア連携の強みですね！
カイポケケア連携でサービス提供票をデータ送信する方法
カイポケケア連携でサービス提供票のデータ送信を開始する手順は以下のとおりです。
ステップ① カイポケにログイン
カイポケ会員のログインページからログインします。
ステップ② 利用者の予定を確定する
サービス提供票をデータ送信するには、送信したい利用者の予定を確定する必要があります。
①「予定・実績管理」タブから「利用者別予実登録」を選択
②サービス提供票のデータ送信したい利用者の名前をクリック
③予定を入力※週間計画表からの自動転記や前月の予定のコピー（複写）も可能。
④予定の入力後「登録する」をクリック
⑤「予定を確定する」をクリック
ステップ③ 利用規約に同意する※一度同意すれば、次月以降は不要
提供票データ連携機能を利用するには、利用規約に同意する必要があります。
①「予定・実績管理」タブから「提供票データ連携」を選択
②「予定の送信」を選択
③「提供票即時送信設定」をクリック
④「利用規約確認」をクリック
⑤利用規約確認後、利用規約に同意の「同意」を選択※一度同意すれば、次月以降は不要
ステップ④ データ連携設定を行う
提供表を送信する際の以下の設定を行います。
- 他社出力：サービス提供票・別表に全てのサービス事業所の予定が表示されます。
- 個人情報マスキング：利用者の名前や被保険者番号の一部が●で塗りつぶされます。
- データ連携対象外：ONにすると、データ連携の送信先から除外されます。
設定方法は以下のとおりです。
①新たに事業所を追加する際、この初期設定が自動で反映される。
②サービス事業所ごとの設定を行います。※「一括ON/OFF」にチェックを入れると、全ての事業所がONに切り替わる。
③「登録する」をクリック。
ステップ⑤ サービス提供票を一括送信する
サービス提供票を一括送信する手順は以下のとおりです。
①「一括チェック」をクリック
②「予定を送信する」をクリック
2クリックで一括送信できるのは凄いですね！
ステップ⑥ 送信結果を確認する
ここまで簡単にサービス提供票が送信できると、実際にサービス事業所が受けとったか心配です。
サービス提供票をデータ送信した画面で、サービス事業所が提供票を受け取ったかの確認ができます。
①サービス提供票のデータが送信された日時が表示される
②サービス事業所がサービス提供票を受け取った日時が表示される
サービス事業所がカイポケケア連携でサービス提供票を受け取る方法
サービス事業所はどのようにしてサービス提供票を受け取るのですか？
カイポケ会員とカイポケ非会員で受け取り方法が違いますので、それぞれ説明します。
カイポケ会員がサービス提供票を受け取る方法
サービス事業所がカイポケ会員の場合、居宅介護支援事業所がサービス提供票をデータ送信すると届いたことを知らせるメッセージが表示されます。
居宅介護支援事業所から届いたサービス提供票のデータは、サービス事業所のカイポケ内に取り込むことができます。
カイポケ非会員がサービス提供票を受け取る方法
カイポケ非会員のサービス事業所の場合は、カイポケケア連携サービスにログインすることで、サービス提供票をダウンロードできます。
カイポケ非会員のサービス事業所がカイポケケア連携を利用するための手順は以下のとおりです。
カイポケケア連携にログインする
カイポケ非会員のサービス事業所は、カイポケケア連携サービスにログインします。
初めてカイポケケア連携サービスを利用するサービス事業所には、カイポケからユーザーIDとパスワードがFAXで届きます。
引用：カイポケ 操作マニュアル カイポケケア連携機能
カイポケケア連携にログイン後、サービス提供票をダウンロードする
カイポケケア連携サービスにログイン後、居宅介護支援事業所から送信されたサービス提供票がPDFファイルでダウンロードできます。
カイポケケア連携で実績を受信する方法
サービス事業所もカイポケを使用している場合、サービス事業所から送信される実績データを取り込むことができます。
それにより月初の面倒な実績入力が大幅に効率化されます。
実績データを一括で取り込む
実績データを一括で取り込む手順は以下のとおりです。
①「予定・実績確認」タブから「提供票データ連携」を選択
②「実績の受信」を選択
③一括チェックをクリック
④「実績を受信する」をクリック
以上で実績データの取り込みができます。
カイポケ会員同士なら実績のデータ受信をやらない手はないですね！
取り込んだ実績データを確認する
取り込まれた実績データは「予定・実績管理（利用者別管理）」画面から確認できます。
まとめ：カイポケケア連携を活用して利用者支援やプライベートの時間を充実させよう
今回はカイポケケア連携について解説しました。
カイポケケア連携とは、介護ソフトカイポケが提供しているサービス提供票や居宅サービス計画書等をデータ送信できるシステムです。
令和５年４月２０日から運用開始予定のケアプランデータ連携システムと比べると、
- ケアプランデータ連携システムは年間21,000円（消費税込み）、カイポケケア連携は無料（居宅介護支援事業所がカイポケ会員であることが条件）。
- ケアプランデータ連携システムはインストール型（※1事業所1端末にインストール）、カイポケケア連携はクラウド型（※場所や端末の制限なく利用可能）。
などのメリットがあります。
私はカイポケケア連携を利用してから、月末月初の煩雑な作業が大幅に効率化されました。
業務効率化によって生まれた時間は、利用者さんへの支援や自身のプライベートの充実などにあてることができます。
これから独立を目指すケアマネさんや介護ソフトの変更を検討をされている方は、カイポケケア連携の利用をオススメします。
私も独立したらカイポケを使って、サービス提供票や実績の送受信をします！
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