こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
新規契約時の書類作成が大変です。
契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書を１冊にまとめれば、作成や管理も効率化されますよ。
契約時には、利用者との契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書の説明、同意、署名の一連の業務が伴います。
しかし、各書類を別々に作成し署名をもらう手続きは、事業所だけでなく、利用者や家族にも大きな負担です。
そこで今回は、契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書を1冊にまとめました。
【サンプル】契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セット
契約書等を1冊にまとめることで、次のようなメリットがあります。
- 書類の管理が簡単になる
利用者も事業所も、1冊にまとめることで契約書関連の書類を紛失しにくくなり、整理しやすくなります。 - 作成作業の効率化
複数の書類を1冊にまとめて作成することで、作業の手間が減り、書類作成にかかる時間を短縮できます。 - 説明が一貫して行える
一冊にまとめることで、説明を順序立ててスムーズに行え、利用者が各書類の関係性を理解しやすくなります。 - 署名の簡素化
1冊にまとめることで、利用者は複数の書類にそれぞれ署名する必要がなくなり、負担が軽減されます。
＼契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セット／
当サイトからダウンロードできる各種テンプレートは、以下の記事にて紹介しています。
１．【アンケート】契約書等はまとめている？署名は？
皆さんは、契約書等の作成や署名をどのようにしているのでしょうか？
X(旧Twitter）を通じて、全国のケアマネさんにアンケートを実施しました。
回答は以下のとおりです。
半数近くの方が、契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書を１冊にまとめているのですね。その方が、利用者さんも書類の整理がしやすくなりますね！
アンケートにご回答いただいた皆さま、ありがとうございました！
２．「契約書」「重要事項説明書」「個人情報使用同意書」を説明する順序
契約書、重要事項説明書、個人情報使用同意書は、どの順番で説明すればいいですか?
最初に説明すべきは「重要事項説明書」です。
重要事項説明書は、事業所の概要や提供するサービス内容、費用、利用者や事業者の責任、職員の配置状況など、契約前に知っておくべき重要な情報を利用者やご家族にしっかり伝えるためのものです。
次に説明するのは「契約書」です。
契約書は、重要事項説明書で説明した内容を基に、サービス提供に関して利用者と事業者が正式に合意するための書類です。契約書には、双方の権利や義務、契約期間、契約解除の条件などが記載されており、これに署名をすることで契約が成立します。
最後に「個人情報使用同意書」の説明します。
個人情報使用同意書は、利用者の個人情報をどのように管理し、どの範囲で情報を共有するかについて同意を得るためのものです。
個人情報の保護や適切な利用について利用者に安心してもらうため、しっかりと説明し、同意をいただくことが必要です。
この順序で説明することで、利用者や家族が契約内容や個人情報の取り扱いに納得し、安心して契約を進めることができます。
３．重要事項説明書の記載事項
担当の介護支援専門員（ケアマネジャー）
事業者（法人）の概要
居宅介護支援事業所の概要
事業の目的及び運営の方針
居宅介護支援の内容
（１） 居宅介護支援の内容
（２） テレビ電話装置等を活用したモニタリングの実施
オンラインモニタリングに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
（２） 居宅介護支援の業務範囲外の内容
「ケアマネジャーのできないこと」は、居宅介護支援事業所パンフレットにてイラストつきで説明しています。
利用料金
（１）居宅介護支援利用料
（２） 加算
（３） 減算
（４） その他
相談・苦情の窓口
秘密保持
事故発生時の対応
医療との連携
公正中立なケアマネジメントの確保
令和6年度から、前6カ月間のケアプランにおける訪問介護等の利用割合の説明は努力義務になりました。
そのため、重要事項説明書のひな形には、当該説明の記載が「あり」と「なし」の両方を作成しています。
虐待防止のための措置
高齢者虐待防止のための指針の作成例は、以下の記事で解説しています。
業務継続に向けた取り組み
BCP（業務継続計画）の作成例は、以下の記事で解説しています。
感染症の予防及びまん延の防止のための措置
感染症の予防及びまん延の防止のための指針の作成例は、以下の記事で解説しています。
身体的拘束等の原則禁止
身体拘束適正化への取り組みと緊急やむを得ない場合における記録のポイントは、以下の記事で解説しています。
重要事項説明書の説明日※署名３箇所バージョンのみ
重要事項説明書の説明日及び署名を記入します。※署名３箇所バージョンのみ
（別途資料）前6カ月間のケアプランにおける訪問介護等の利用割合等
（別途資料）前6カ月間のケアプランにおける訪問介護等の利用割合等の説明は努力義務のため、当該説明の記載が「あり」と「なし」の両方を作成しています。
（１）集計期間
（２）前6カ月間のケアプランにおける訪問介護等の利用割合
（３）前6ヶ月間に作成したケアプランにおける、訪問介護、通所介護、地域密着型 通所介護、福祉用具貸与の各サービスごとの、同一事業者によって提供されたものの割合
「特定事業所集中減算」「前６か月間のサービスの利用割合」の計算ができるシートは、以下の記事からダウンロードできます。
４．契約書の記載事項
第１条（契約の目的）
第２条（契約期間）
第３条（介護支援専門員）
担当の介護支援専門員の氏名は重要事項説明書に記載しています。
第４条（居宅介護支援の範囲）
居宅介護支援の範囲は重要事項説明書に記載しています。
第５条（サービス提供の記録）
第６条（料金）
料金の詳細は重要事項説明書に記載しています。
第７条（契約の終了）
第８条（利用者からの契約解除）
第９条（事業所からの契約解除）
事業者やケアマネの身を守るためにも（３）を明記することは重要ですね。
ハラスメント防止のための指針の記載例は、以下の記事で解説しています。
第１０条（秘密保持）
秘密保持の詳細は重要事項説明書に記載しています。
第１１条（賠償責任）
事業者による利用者への「賠償責任」について、記載をしています。
第１２条（身分証携帯義務）
第１３条（相談・苦情対応）
相談・苦情対応の窓口の連絡先に関しては、重要事項説明書に記載しています。
第１４条（善管注意義務）
善管注意義務とは、事業者が利用者から委託された業務を行う際に、法令を遵守し、一般的な良い管理者として求められる注意を払って業務を行うべき義務のことを指します。
この義務は、事業者が責任を持ってサービスを提供することを保証し、利用者の安全とサービスの質を守るための法的な要求です。
介護サービスでいえば、事業者はケアプランの策定や実施、介護サービスの管理において、常に利用者の利益を考慮し、適切なケアが行われるよう努めなければなりません。
第１５条（本契約に定めのない事項）
第１６条（裁判管轄）
署名欄※署名３箇所バージョンのみ
契約書の最後に事業者、利用者双方の「住所」「氏名」を記載します。※署名３箇所バージョンのみ
５．個人情報使用同意書の記載事項
- 使用する目的
- 使用にあたっての条件
- 情報共有に使用する通信手段
- 個人情報の内容（例示）
- 情報共有に使用する通信手段
- 署名欄※署名３箇所バージョンのみ
使用する目的
使用にあたっての条件
情報共有に使用する通信手段
個人情報の内容（例示）
使用する期間
署名欄※署名３箇所バージョンのみ
６．契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書の署名欄
契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書のそれぞれに、利用者さんから署名をもらうのは大変です。
３つの書類に対して、説明、同意のうえ、契約を締結することを明記したうえで、署名欄を1つにまとめました。
契約締結日
事業者の名称、所在地、代表者名、説明者
利用者の氏名、住所
代理人の氏名、住所、続柄
家族代表の氏名、住所、続柄
利用者さん自身が署名した場合は、「家族代表」の署名は不要ですか？
利用者の家族の個人情報を使用する場合は、文書にて同意を得る必要があります。
利用者の家族の個人情報使用について、運営基準の第二十三条（秘密保持）には以下の記載がされています。
指定居宅介護支援事業者は、サービス担当者会議等において、利用者の個人情報を用いる場合は利用者の同意を、利用者の家族の個人情報を用いる場合は当該家族の同意を、あらかじめ文書により得ておかなければならない。
引用元：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準
そのため、利用者本人が署名できる場合であっても、（利用者に家族がいる場合）「家族代表」の署名は必要となります。
７．【ダウンロード】契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セット
今回紹介した、契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セットは590円でダウンロード可能です。
契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セットは、以下の4種類を用意しています。
- 署名1箇所、前6カ月間の訪問介護等の利用割合等の説明あり
- 署名1箇所、前6カ月間の訪問介護等の利用割合等の説明なし
- 署名3箇所、前6カ月間の訪問介護等の利用割合等の説明あり
- 署名3箇所、前6カ月間の訪問介護等の利用割合等の説明なし
【サンプル】契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セット
契約書・重要事項説明書・個人情報使用同意書セットの購入方法は、以下のとおりです。
| 決済方法 | 会員登録 | リンク | ||
|---|---|---|---|---|
| ブログ（当記事） | 1.クレジットカード 2.コンビニ払い | 必要 | ブログで購入 | |
| note | 1.クレジットカード 2.キャリア決済（docomo/au /Softbank） 3.PayPay | 必要 | noteで購入 | |
| 銀行振込 | 銀行振込（ゆうちょ銀行） | 不要 | 銀行振込で購入 | |
| テンプレートセット | ブログ | 1.クレジットカード 2.コンビニ払い | 必要 | ブログで購入 |
| note | 1.クレジットカード 2.キャリア決済（docomo/au /Softbank） 3.PayPay | 必要 | noteで購入 | |
| 銀行振込 | 銀行振込（ゆうちょ銀行） | 不要 | 銀行振込で購入 | |
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