【ケアマネ営業ツール】随時更新・共有可能な介護事業所の空き情報シートの作り方【簡易版追加】

「担当件数がいっぱいの時に新規の依頼が来て断ってしまった…」

「新規の依頼を受けられるのに地域包括支援センターから連絡が来ない…」

居宅ケアマネの皆さんなら、そのような悩みを抱えているのではないでしょうか？

居宅介護支援事業所 空き情報シート ひな形 ダウンロード

デイサービス 空き情報シート ひな形 ダウンロード

私はこの空き情報シートを地域包括支援センターと共有することで、タイミングよく新規の依頼を受けられるようになりました。

当ブログで公開しているオリジナルコンテンツは、以下の記事で紹介しています。

Googleスプレッドシートの基礎知識

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できる無料の表計算ソフトです。

表計算ソフトとは、表を作成してデータの集計や分析、⾃動計算を⾏うためのソフトになります。

代表的な表計算ソフトがExcelです。

Googleスプレッドシートは見た目も操作もExcelと大差がありません。

そのため、Excelが使える方は違和感なくGoogleスプレッドシートも使うことができます。

GoogleスプレッドシートとExcelの大きな違いは、

であるということです。

Googleスプレッドシートは、オンラインであることでファイルの共有や共同編集が可能になります。

Googleスプレッドシートでファイルの共有や共同編集をする方法

Googleスプレッドシートでファイルの共有や共同編集をする方法は以下のとおりです。

①スプレッドシート右上の「共有」をクリックします。

②共有したい相手のメールアドレスを入力します。

③メールアドレスの入力後、共有する権限を選択してクリックします。

④メールにメッセージを添える場合は入力しましょう。

⑤最後に「送信」をクリックすると、入力したメールアドレスに共有権限が届きます。

スプレッドシートで共有できる権限は以下の3種類です。

先ほどの「共有」の画面をクリックすると下の画面が表示されます。

①一般的なアクセスから「リンクを知っている全員」をクリックします。

②次に共有する権限を選択してクリックします。

Googleスプレッドシートを活用した空き情報シートの作成と周知方法

ここからは、Googleスプレッドシートを活用した空き状況シートの作り方と周知方法について、３つのステップに分けて解説します。

ステップ１ :空き情報シートの作成

入力項目①：事業所名・連絡先

まずは事業所の基本情報である「事業所名」と「連絡先（電話番号）」を入力します。

連絡先を記載することで、新規受け入れが可能な居宅介護支援事業所にすぐに電話を掛けられます。

入力項目②：空き情報

空き情報で入力する項目は以下の３つです。

各項目の空き情報は数字を入力します。

例えば、要介護の項目に「２」と入力すると「２件まで要介護の新規を受けられます」ということです。

入力項目③：備考

備考欄には、担当可能なエリアや（受け入れ不可の場合に）次回の受け入れ再開時期などを記載しています。

入力項目④：更新日

上記の項目を更新した場合に、その日付を入力します。

ステップ２：居宅介護支援事業所に「編集者」の権限を共有する

続いて、地域の居宅介護支援事業所に空き情報シート記入の案内をします。

シート記入に同意した居宅介護支援事業所には、先ほど解説した共同編集の「編集者」の権限を共有して、事業所の空き情報等を入力してもらいます。

ステップ３：空き情報シートの周知方法

私は以下の流れで地域包括支援センターに周知しています。

ステップ3-1：シートをリンクを知っている全員が閲覧可能な状態にする

まずは先ほど解説した方法で空き情報シートを誰でも閲覧可能な状態に変更します。

ステップ3-2：シートのQRコードを作成

次に空き情報シートのQRコードを作成します。

Google拡張機能のQRコード作成器を使えば、簡単にQRコードの画像を作成・保存ができます。

ステップ3-3：「要支援」の給付管理票提出時にQRコードを貼り付けた紙を配布

作成したQRコードをWordに貼り付け、印刷した紙を地域包括支援センターに配布します。

【簡易版】空き状況シート（自事業所のみ）

ダウンロードはこちらからどうぞ。
【簡易版】空き状況シート（自事業所のみ）

空き状況シートの共有の手順は以下のとおりです。

ステップ1：ExcelファイルをGoogleドライブへ保存

1. ブラウザでGoogle ドライブを開きます。
2. 左上の 「＋ 新規」 ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」 を選択します。
3. 作成した「空き情報シート」のExcelファイルを選択してアップロードします。

ステップ2：Googleスプレッドシート形式で開く

1. アップロードされたファイルをダブルクリックして開きます。
2. 画面上のメニューにある 「ファイル」 ＞ 「Google スプレッドシートとして保存」 をクリックします。
   ポイント：Excel形式のままでも共有可能ですが、スプレッドシート形式に変換したほうが、スマホからの閲覧がスムーズになり、動作も安定します。

ステップ3：共有設定を変更する（リンクの取得）

1. 画面右上の 「共有」 ボタン（カギのマーク）をクリックします。
2. 「一般的なアクセス」の下にある 「制限付き」 の横の矢印をクリックし、「リンクを知っている全員」 に変更します。
3. 右側の権限が 「閲覧者」 になっていることを確認します（ここを編集者にすると、勝手に書き換えられてしまうので注意してください）。
4. 左下の 「リンクをコピー」 をクリックして、「完了」を押します。

ステップ4：地域包括支援センターへ連絡

コピーしたリンクを、地域包括支援センターへのメールやチャットに貼り付けて送付します。

まとめ：空き情報シートを作成して、新規受け入れをスムーズにしよう

今回は、Googleスプレッドシートを活用した介護事業所の空き情報シートについて解説しました。

今回解説した空き情報シート(居宅介護支援事業所版、デイサービス版）は以下からダウンロードできます。
※Excelでダウンロードされますので、Googleドライブにアップロードしてスプレッドシートに変換してください。

居宅介護支援事業所 空き情報シート ひな形 ダウンロード

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Googleスプレッドシートで空き情報シートを作成、共有するメリットは以下のとおりです。

Googleスプレッドシートで新規の空き情報を共有することは、依頼をする側（居宅介護支援事業所、地域包括支援センター等）、される側（介護事業所）の双方にメリットがあります。

皆さんの地域でも今回の空き情報シートを活用して、スムーズな新規受け入れを実現してください。