【シンプル版】利用者管理表を作成しました。
こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
居宅ケアマネの皆さんは、以下の業務をどのように管理していますか？
- 毎月のモニタリング訪問
- ケアプランや要介護認定の更新月
- サービス事業所との提供表（予定・実績）の送受信
- 月間及び年間の売り上げ
- 特定事業所集中減算の計算
毎月やることが多すぎて、仕事の抜け漏れが心配です…。
そのような課題を抱えているケアマネさんに向けて、利用者、サービス事業所、売り上げ等が一元管理できる「利用者管理表」「月間売上表」「年間売上一覧表」を作成しました。
- 利用者の生年月日、要介護度や要介護認定、ケアプランの更新時期がわかる
- 毎月のモニタリング実施状況が把握できる
- サービス事業所との提供票（予定・実績）の送受信や個別援助計画書の受け取り日を把握できる
- 【NEW】金額設定のシートに金額を入力すると、各月の売上表に反映される
- 【NEW】特定事業所加算の計算ができる
- 利用者の要介護度や加算等を入力すると売上表に自動計算される
- 年間売上一覧表が自動計算される
- 「特定事業所集中減算」「前６か月間のサービスの利用割合」が自動計算でできる
居宅ケアマネ12年の経験を活かして、痒いところに手が届く利用者管理を作成しました。
ケアマネ業務を効率化する利用者管理表をお探しの方は、今回の記事を最後までご覧ください。
【無料版】令和6年度版 利用者管理表
＼利用者管理表／
利用者管理のみに特化した【シンプル版】利用者管理表は、以下の記事からダウンロード可能です。
利用者管理表の見方・使い方
利用者管理表をダウンロードしましたが、使い方がイマイチわかりません。
利用者管理表は以下の項目で構成されています。
基本情報
利用者の基本情報に関する項目は以下のとおりです。
氏名
利用者の氏名を入力します。
要介護度の項目で３～５を選択すると自動で赤色に変更されます。
生年月日
生年月日は直接入力します。
年齢
生年月日を入力すると年齢が自動表示されます。※直接入力しないでください。
65歳未満（第2号被保険者）の場合は、年齢が赤色で表示されます。
誕生日の月は「生年月日」のセルが黄色に変わります。
利用者さんにお祝いの言葉を伝えましょう！
住所
住所は直接入力します。
連絡先
連絡先も直接入力します。
利用者の自宅とともにキーパーソン（家族等）の連絡先も入力しておくと、すぐに確認できます。
介護保険情報
介護保険情報に関する項目は以下のとおりです。
要介護度
プルダウンで要介護１～５の選択ができます。※直接入力も可能。
要介護３～５の場合、赤色で表示されます。
負担割合
プルダウンで１~３割の負担割合と「みなし２号」の選択ができます。※直接入力も可能。
被保険者番号
被保険者番号は直接入力します。
有効期間
要介護認定の有効期間も直接入力しましょう。
更新申請月
更新申請月は直接入力します。
- 来月更新：青色
- 今月更新：黄色
- 先月更新：赤色
で表示されます。
※シートの色を変えるには「年月」だけでなく「年月日」まで入力してください。
例：令和6年6月更新の場合→「令和6年6月1日」と入力
申請月に色が変わることで申請漏れが防げますね。
加算
プルダウンで各種加算の選択ができます。※直接入力も可能。
ひと月で3つ以上の加算を算定することはまずないので、加算の選択は2つにしました。
ケアプラン
ケアプランに関する項目は以下のとおりです。
ケアプラン更新月
要介護認定や短期目標の更新に伴い、ケアプランを更新する月を入力します。
更新申請月と同様に
- 来月更新：青色
- 今月更新：黄色
- 先月更新：赤色
で表示されます。
※シートの色を変えるには「年月」だけでなく「年月日」まで入力してください。
例：令和6年6月更新の場合→「令和6年6月1日」と入力
作成
最新のケアプランを作成（確定）したら◯を入力します。
アセスメント
最新のアセスメントシートを作成したら◯をつけます。
課題分析標準項目の改正に対応したアセスメントシートは以下の記事からダウンロード可能です。
モニタリング
モニタリングについては訪問や記録の抜け漏れがないよう、以下の項目を作りました。
訪問日
今月のモニタリング訪問日を入力します。
数字を入力すると「日」が自動で表示されます。
記録
モニタリングの記録をしたら◯を入力します。
シンプルで実用的なモニタリングシートは、以下の記事からダウンロード可能です。
実施状況
件数
「氏名」を入力すると件数が自動で入力されます。
実施（記録）済み
モニタリングの実施と記録をしたら◯を入力しましょう。
「記録」に◯をつけると「実施（記録）済み」に自動で反映されます。
残り件数
件数ー実施（記録）済み＝残り件数
が自動計算されます。
今月の訪問があと何件がわかるとスケジュール管理がしやすいですね。
サービス事業所
サービス事業所についての項目は、以下のとおりです。
サービス種別
サービス種別の項目は以下のとおりです。
- 訪問介護
- 通所介護
- 地域密着型通所介護
- 福祉用具（貸与）
- 認知症対応型通所介護
- 通所リハビリテーション（デイケア）
- 訪問看護・リハビリ
- 訪問入浴（介護）
利用しているサービス事業所を直接入力してください。
プラン（個別援助計画書）
個別援助計画書の受け取り日を直接入力します。
訪問看護には「プラン」の項目がありませんね？
訪問看護事業所からは毎月、訪問看護計画書と報告書を受け取るので項目は設けませんでした。
主治医照会（訪問看護、通所リハビリテーション）
訪問看護、通所リハビリテーション等の医療系サービスの利用を希望している場合等は、主治の医師等の意見を求めることとされています。
そのため、デイケア、訪問看護に「主治医」への意見照会の項目を設けました。
プルダウンから、
- 回答済み：◯
- 回答待ち：△
- 未照会：✕
を選択します。
サービス事業所数、サービス利用割合
「特定事業所集中減算」「前6か月間のサービス利用割合」の計算のため、
- 訪問介護
- 通所介護
- 地域密着型通所介護
- 福祉用具貸与
の4サービスについては、サービス事業所数のカウントと割合が自動で計算されます。
サービス提供票の送信・実績の受信をした時
毎月のサービス提供票の送信や実績の受信状況について管理する方法はありますか？
私の場合、以下の方法でサービス提供票、実績の送受信を管理しています。
- サービス提供票を送信したサービス事業所→セルを青色に変える
- 実績を受信したサービス事業所→セルを黄色に変える
サービス提供票、実績の送受信でセルの色を変えれば、ひと目でわかりますね！
カイポケのカイポケケア連携（データ連携）を利用すれば、サービス提供票の一括送信や実績の取り込みが可能になります。
カイポケケア連携について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
月遅れ
区分変更申請による月遅れ請求になる利用者は「月遅れ」の欄に移動します。
月間売上表の見方・使い方
ここからは売上管理表の見方と使い方を解説します。
金額設定
介護報酬は地域区分によって金額が異なりますよね？
どうすれば、自分の地域に合った金額を設定できますか？
はじめに「金額設定」のシートで介護報酬や認定調査等の金額を入力してください。
「金額設定」で入力した金額が各月の売上表に反映されます。
利用者管理表は、最初に金額設定をするということですね。
介護報酬
基本報酬
利用者管理表から要介護度を入力すると、売上表に自動で反映されます。
加算
利用者管理表の加算を選択すると、売上表に自動で反映されます。
特定事業所加算
特定事業所加算は、金額設定のシートから区分（①）の選択と金額（②）の入力をします。
運営基準減算
運営基準減算になった場合は、どうすればいいですか？
運営基準減算の行に利用者情報を入力すると、売上表にも反映されます。
特定事業所集中減算
特定事業所集中減算になった場合は、どうすればいいですか？
特定事業所集中減算は、売上表から件数を直接入力します。
月遅れ請求
区分変更などで月遅れで請求する場合は、どうすればいいですか？
利用者管理表の「月遅れ」の行に要介護度を入力すると、売上表に反映されます。
認定調査委託料
認定調査委託料は、売上表から件数を入力すると、金額が反映されます。
その他の収入
「介護報酬」「認定調査委託料」以外の収入については、「その他の収入」に入力します。
合計（介護報酬+認定調査委託料+その他の収入）
ここまで入力した、
は「合計」に自動計算されます。
月間売上高
今月請求＋月遅れ請求を合算した「月間売上高」が自動計算されます。
年間売上一覧表の見方
年間売上一覧表の見方について解説します。
年間売上一覧表には月間売上表から以下の全ての項目が自動反映されます。
- 介護報酬（介護）※月遅れ分も含む
- 介護報酬（予防）※月遅れ含む
- 認定調査委託料
- その他の収入
- 総売上高
ということは、年間売上一覧表には直接入力する項目はないのですか？
そのとおりです。
月間売上表にきちんとデータが入っていれば、年間の売上がひと目で把握できます。
「特定事業所集中減算」「前6か月間のサービス利用割合」の集計、書類作成
前述のとおり「訪問介護」「通所介護」「地域密着型通所介護」「福祉用具貸与」の4サービスの事業所名を入力すると以下の数値や割合等が反映されます。
- ①サービス事業所を位置づけた居宅サービス計画数
- ②居宅サービス計画におけるサービス事業所の利用割合
- ③各サービス事業所の合計数※最大値（１位）のセルは黄色で表示
- ④同一事業者によって提供された割合（③÷①）
集計シート
前6か月間のサービス事業所の入力した後は、集計シートでの作業に移ります。
ここでは前6か月間の各サービス種別で上位3位までの事業所名を手入力することで、月ごとの合計数が自動で転記されます。
事業所名以外の入力は不要です。
特定事業所集中減算に係る届出書
「特定事業所集中減算に係る届出書」は保険者によって様式が異なるため、例として私の地域の様式を使用しています。
前６か月間のサービス利用割合
前６か月間のサービス利用割合は全ての項目が「集計シート」から自動転記されるため、入力は不要です。
「特定事業所集中減算」「前6か月間のサービス利用割合」の集計のみを行うシートは、以下の記事からダウンロード可能です。
【シンプル版】利用者管理表（売上管理、特定事業所集中減算の集計なし）
もう少し簡単に利用できる利用者管理表はないでしょうか？
「利用者管理だけをシンプルに行う」に特化した、【シンプル版】利用者管理も作成しました。
【シンプル版】利用者管理表（サンプル）ダウンロード
【シンプル版】利用者管理表では、利用者情報を入力すると以下の件数が自動で反映されます。
４．年間の担当件数
※各月の要介護認定件数から自動転記
利用者情報を入力するだけで良いなら、私でも使えそうです！
【シンプル版】利用者管理表の詳細に関しては、以下の記事をご覧ください。
【ダウンロード】利用者管理表（多機能版・シンプル版）
今回の記事で紹介した、
- 多機能版 利用者管理表
- シンプル版 利用者管理表
を490円で販売しています。
購入方法は、以下のとおりです。
| 決済方法 | 会員登録 | リンク | ||
|---|---|---|---|---|
| ブログ（当記事） | 1.クレジットカード 2.コンビニ払い | 必要 | ブログで購入 | |
| note | 1.クレジットカード 2.キャリア決済（docomo/au /Softbank） 3.PayPay | 必要 | noteで購入 | |
| 銀行振込 | 銀行振込（ゆうちょ銀行） | 不要 | 銀行振込で購入 | |
| テンプレートセット | ブログ | 1.クレジットカード 2.コンビニ払い | 必要 | ブログで購入 |
| note | 1.クレジットカード 2.キャリア決済（docomo/au /Softbank） 3.PayPay | 必要 | noteで購入 | |
| 銀行振込 | 銀行振込（ゆうちょ銀行） | 不要 | 銀行振込で購入 | |
codocでの記事購入の仕方は、以下の動画とPDFファイルをご参考になさってください。
codocアカウントをお持ちでない方は「会員登録して決済」を選択してください。
※「会員登録しないで決済」の場合、記事がメール配信となり、ファイルのダウンロードができません。
※有料テンプレートの購入方法の詳細は、こちらで解説しています。
有料記事購入後に再ダウンロードする方法は、こちらをご覧ください。
コメント
購入させていただきました。
すっきりと整理できて非常に使いやすいです。
ひとつご質問なのですが、月遅れの行を増やすことはできますでしょうか。
大変、嬉しいコメントありがとうございます。
『ひとつご質問なのですが、月遅れの行を増やすことはできますでしょうか。』
→はい、可能です。
行を選択した状態で右クリックし、「挿入」を選択すると、行を追加できます。
行を追加しても売上管理表には影響ありませんので、ご安心ください。
ご返信ありがとうございます。
仕事の順序付けがしやすくなりました。今後も活用させていただきます。