【実践事例で解説】ケアマネのためのICT活用完全ガイド

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こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。

介護現場では、いまだに多くの介護事業所が電話やFAX、郵送といったアナログな手段を用いています。

これらの非効率な手段によって煩雑な作業は一向に減らず、介護現場の士気低下を招くことになります。

そして、その影響は最終的に利用者さんへの支援の質低下に繋がるのです。

今回はそのような悩みを抱えるケアマネさんに向けて、私の実践事例を交えながらケアマネジャーのためのICT活用法について解説します。

例えば、これまでの電話やFAXからチャットツールを中心とした多職種連携に変えることで、より正確な情報を迅速に共有することが可能です。

また、タブレットやクラウド型介護ソフトを活用することで、事務所以外でも記録業務を行なえます。

これらのICTツールを活用することによって、

の2つが実現し、ケアマネジャーの働き方は大きく変わります。

日々の煩雑な作業に追われて燃え尽きてしまいそうなケアマネさんは、今回の記事を読みケアマネジャーの仕事に希望を持っていただければ幸いです。

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ChatGPTで作成した、ケアマネジメント専用チャットの使い方は、以下の記事で解説しています。

ケアマネのICT活用事例①：チャットツールによる多職種連携の円滑化

• 毎日の電話対応で記録業務が追いつかない
• 電話で連絡した内容が上手く伝わっていなかった
• 仕事をしているご家族との電話がつながりにくい

上記の課題はチャットツールを活用することで解決できます。

さらに多職種によるグループチャットの体制が構築されると、以下の業務効率化、多職種連携に繋がります。

MCS（メディカルケアステーション）は、全国の医療介護の現場で利用されている地域包括ケア・多職種連携のためのコミュニケーションツールです。

MCSのチャットルームは、

の2グループがあり、メッセージの内容によってチャットルームを使い分けることができます。

MCSについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例②：クラウドストレージを利用した書類管理

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバー（※サービスを提供する側のコンピューター）にデータを保存できるサービスです。

例えば、写真や動画、ドキュメントなどのデータを、自分のパソコンやスマートフォンなどの端末ではなく、インターネット上で保存することができます。

クラウドストレージのメリットは以下のとおりです。

代表的なクラウドストレージサービスとしては、

• Dropbox
• Google ドライブ
• OneDrive

が挙げられます。

Dropbox内の利用者フォルダは以下のように保存しています。

Dropboxの基礎知識と活用法については以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例③：ビデオ通話によるサービス担当者会議の開催

タブレットとZoomなどのビデオ通話を活用すれば、利用者宅でのオンラインサービス担当者会議の開催が可能になります。

オンラインサービス担当者会議には以下のメリットがあります。

• 柔軟なスケジュール調整、参加が可能になる
  オンライン会議では、参加者は事務所や自宅など、任意の場所から参加できます。
  参加者は会議に参加するための移動時間を気にする必要がないため、柔軟なスケジュール調整や参加が可能になります。
• 利用者、家族の負担軽減につながる
  利用者宅への訪問は、私たちにとっては当たり前の行動であっても、利用者さんやご家族にとっては日常の出来事ではありません。
  信頼関係が構築できている関係者だとしても、家族以外の他者が自分の家に上がることには一定のストレスを感じることもあるはずです。
  特に、大勢の関係者が参加するサービス担当者会議の場合には配慮が必要です。
  利用者さんやご家族の負担を軽減するためにも、オンライン会議の選択肢を用意することが望ましいです。

ケアマネのICT活用事例④：インターネットFAXでPC、スマホから送受信

「外回りから戻った後に届いたFAXを確認、送信するのが大変」
「大量に届くFAXを仕分けるのに時間が掛かる」
「紙で届くFAXをデジタル化してペーパーレスにしたい」

従来の複合機（コピー機）によるFAXの送受信に課題を抱えている方は多いのではないでしょうか？
それらの課題もインターネットFAXなら解決できます。

インターネットFAXは、インターネットに接続されたデバイス（パソコン、スマートフォン、タブレット等）から送受信が可能です。

さらに受信したデータは電子的に管理・保存できるため、重要な文書の整理やバックアップが容易になります。

基本のFAX送受信の機能以外にも、

• イメージ編集
• フォルダ作成
• 検索

などの便利な機能が充実しています。

MOVFAXの料金は以下のとおりです。

MOVFAXについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

MOVFAXの申し込みは以下からどうぞ。

ケアマネのICT活用事例⑤：Googleフォームによるサービス担当者会議の照会

GoogleフォームはGoogleが無料で提供する入力フォーム作成ツールです。

パソコンはもちろん、スマートフォンでもフォームを作成、回答することが可能です。

Googleフォームによる照会のメリットは以下のとおりです。

Googleフォームによる照会は、

• 依頼する側（ケアマネ）
• 依頼される側（サービス事業所）

双方の業務効率化に繋がります。

Googleフォームによる照会方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例⑥：タブレット+クラウド型介護ソフトでどこでも記録

「外出先でも記録ができればいいのに…」

その希望を叶えてくれるのが、タブレットとクラウド型介護ソフトの活用です。

タブレットを使用して介護ソフトにアクセスすることで、モニタリングの記録やケアプラン等をリアルタイムで入力・更新できます。

私はモニタリング訪問後は、事務所に戻る前に公園のベンチなどに腰掛けてタブレットを開いてモニタリング記録を終えるようにしています。

カイポケとタブレット活用に関する詳しい説明は以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例⑦：Googleカレンダーでスケジュール管理

Googleカレンダーは、Googleが提供するオンラインのスケジュール管理ツールです。
Googleカレンダーを利用すると、日々の予定やタスクなどを個人やチームで効率的に管理できます。
PCやスマートフォンなど複数のデバイスで同期されるため、場所を問わず手軽にスケジュール調整可能です。

また「新しいカレンダー」を活用することで、ケアマネのスケジュール管理だけでなく、利用者さんの管理もできるようになります。

Googleカレンダーでは、目的やテーマごとに複数のカレンダー（新しいカレンダー）を作成できます。

複数のカレンダーを使うことで、さまざまな活動や予定の管理が可能です。

Googleカレンダーの詳しい解説は以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例⑧：Googleスプレッドシートによる空き情報シート情報の共有

「担当件数がいっぱいの時に新規の依頼が来て断ってしまった…」

「新規の依頼を受けられるのに地域包括支援センターから連絡が来ない…」

居宅ケアマネの皆さんなら、そのような悩みを抱えているのではないでしょうか？

Googleスプレッドシートで空き情報シートを作成、共有するメリット配下のとおりです。

私はGoogleスプレッドシートを利用して空き情報シートを作成し、地域包括支援センターと共有することで、タイミングよく新規の依頼を受けられるようになりました。

空き情報シートの作成方法については以下の記事をご覧ください。

ケアマネのICT活用事例⑨：サービス提供票をデータで一括送信

カイポケケア連携とは、介護ソフトカイポケが提供しているサービス提供票や居宅サービス計画書等をデータ送信できるシステムです。

さらにカイポケ会員同士であれば、サービス事業所からの実績データを受信することも可能です。

カイポケケア連携について詳しい解説は以下の記事をご覧ください。

カイポケの無料体験のお申し込みは以下からどうぞ。

ケアマネのICT活用事例⑩：Google ToDoリストでタスク管理

Google ToDoリストは、やるべきタスクをリスト形式で管理するのに便利です。

タスクの一覧化だけでなく、Googleカレンダーと連動して期限を設定することもできます。

これにより、タスクの見落としを防ぎ、効率的な業務が可能になります。

Google ToDoリストは、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、いつでもどこからでもタスクの管理が可能です。
また、Googleアカウントと連携しているため、デバイス間での同期も自動的に行われます。

ケアマネのICT活用事例⑪：IP電話アプリで事業所の電話にいつでも出られる

私は2015年7月に一人ケアマネとして独立しましたが、2020年12月までは固定電話を利用していました。
その後は固定電話を廃止し、事業所の電話をIP電話アプリに変更しました。

IP電話アプリとは、インターネット回線を利用して音声通話を可能としたアプリです。

IP電話の契約後、スマートフォン等からアプリをインストールすることで050の専用番号を利用できます。

一方でIP電話アプリには以下のデメリットも存在します。

IP電話アプリについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。

まとめ：ケアマネジャーにICTツールの活用は不可欠。できることから始めよう！

今回は私が実際に使用しているケアマネ業務に活用できるICTツールについて解説しました。

今回紹介した様々なICTツールを活用することで、煩雑な作業の時間を減らし、利用者さんと向きう時間や多職種との円滑な連携等の支援の時間を増やすことができます。

私達が本来注力すべき支援の時間を増やすことは、利用者さんのためだけでなく、ケアマネジャー自身にとっても仕事のやりがいや自己実現にもつながります。

とはいえ、長年継続してきたアナログな手法からICTツールの活用へと移行するのは容易ではありません。

まずは今回紹介した様々なICTツールの中から「これならできそう！」と思うものを見つけて、実践してみましょう。