【2024年度版】居宅介護支援事業所のケアマネ向けテレワーク（在宅勤務）導入ガイド

こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。

令和6年度介護報酬改定に伴い、令和6年3月29日に発出された介護保険最新情報Vol.1237にて、介護事業所におけるテレワーク実施上の留意事項が示されました。

これにより、テレワークの導入を検討されている方も多いことでしょう。

一方で、以下の悩みを抱えていないでしょうか？

• テレワークを実施する場合の就業規則はどうすればいいか。
• どのようなツールを使えば、事務所と同じような環境で働けるのか。
• 利用者の大切な情報を安全に管理するための方法は？
• 自宅というリラックスした場所でも集中して仕事ができるだろうか。

今回の記事では、これらの疑問に答えるためのポイントや実践的なアドバイスを紹介していきます。

---

令和6年度介護報酬改定の改定内容については、以下の記事で解説しています。

テレワークの基礎知識

テレワークは、『ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方』です。
例えば、インターネットなどのICTを活用することで、本来勤務する場所から離れ、自宅などで仕事をすることができます。
テレワークとは、「テレ（Tele)離れたところで」と、「ワーク（Work）働く」をあわせた造語です。

引用：テレワークモデル就業規則

自宅やカフェ、図書館など、インターネットが使える場所であれば、どこでも仕事ができるのがテレワークの大きな特徴です。
このような働き方ができるようになった背景には、インターネットやパソコン、スマートフォンなどの情報通信技術の発展があります。

テレワークには働く場所によって、

• 在宅勤務
• サテライトオフィス勤務
• モバイル勤務

以下の形態に分類されます。

それぞれの特徴は以下のとおりです。

テレワークの形態①　在宅勤務

在宅勤務により、これまで通勤に使っていた時間を有効活用できます。
また、通常のオフィス勤務に比べ、自分の都合に合わせて時間を調整することが容易になります。
例えば子育てをしながら働く方は、子供の学校や保育園の送り迎えの時間に合わせて仕事の時間を設定することができます。

テレワークの形態②　サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、企業の本社や主要なオフィスから離れた場所に設けられる小規模なオフィスのことです。本拠を中心としてみた時に衛星（サテライト）のように存在するオフィスという意味から命名されました。
自宅の近くや通勤途中の場所等に設けられたサテライトオフィスでの勤務は、通勤時間を短縮できるだけでなく、在宅勤務やモバイル勤務よりも作業環境の整った場所での就労が可能となります。

テレワークの形態③　モバイル勤務

モバイル勤務とは、ノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどのモバイル機器を使用して、電車での移動時間や喫茶店など、場所や時間に制限されない働き方です。
自由に勤務場所を選択できるため、外回りの空き時間などを有効活用することができ、業務効率化に大きく寄与します。

介護事業所におけるテレワーク実施上の留意点

令和５年９月５日に発出した介護保険最新情報のVol.1169において、管理者におけるテレワーク実施上の注意点が示されました。

さらに、令和6年3月29日の介護保険最新情報Vol.1237では、管理者以外の各職種の従業者におけるテレワークの取扱いが示されました。

介護保険最新情報Vol.1237にて示されている、テレワークにおける管理者、管理者以外の従業者（介護支援専門員）の留意点及び個人情報の適切な管理の内容は以下のとおりです。

管理者の留意点

1. 責務の遂行
   • 管理者がテレワークを行い介護事業所等を不在とする場合でも、サービスごとに運営基準上定められた管理者の責務を果たす上で支障が生じないよう体制を整えること。
2. 業務負担の配慮
   • 管理者がテレワークを行うことで、テレワーク実施者である管理者本人および他の従業者に過度な業務負担が生じないように留意すること。
3. 連絡体制の確保
   • 勤務時間中、利用者および従業者と管理者の間で適切に連絡が取れる体制を確保すること。
   • 管理者は利用者、従業者およびその他関係者とテレワークを円滑に行えるような関係を日頃から築いておくこと。
4. 緊急時の対応
   • 事故発生時、利用者の状態の急変時、災害の発生時など、管理者がテレワークを行う場合の緊急時の対応について、あらかじめ対応の流れを定めておく。
   • 必要に応じて管理者自身が速やかに出勤できるようにしておくこと。
5. テレワークの日数・時間数の判断
   • 管理者としてテレワークを行うことができる日数・時間数については、介護サービスの種類や介護事業所等の実態に応じて、各事業者が個別に判断する。
6. 労務管理の適切な実施
   • 介護サービス事業者は、当該管理者の労働時間の管理など、適切な労務管理を行うこと。
   • テレワーク実施者の適切な労務管理については、「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」を参照すること。
   • テレワークに関する労務管理・ICTの活用等の事業者向け無料相談・コンサルタント窓口として「テレワーク相談センター」を設けているため、必要に応じて活用すること。

管理者以外の従業者の留意点

1. 責務の遂行と業務負担
   • 各職種の従業者がテレワークを行い、事業所等を不在とする場合でも、サービスごとに運営基準上定められた責務・業務、および実務上の役割を果たす上で支障が生じないよう体制を整える。
   • テレワーク実施者本人、管理者、およびテレワーク実施者以外の他の従業者に過度な業務負担が生じないよう留意する。
   • 事業所等に不在となる時間が一定以上生じることで、当該職種としての責務の遂行に支障が生じる場合には、テレワークを実施してはならない
2. テレワークの日数・時間数の判断
   • テレワークを行うことができる日数・時間数については、介護サービスの種類や介護事業所等の実態に応じて、各事業者が個別に判断する。
   • 終日単位で事業所等を不在にするテレワークの実施については、利用者の処遇に支障が生じないか、特に慎重に判断する。
3. 連絡体制の確保
   • 勤務時間中、事業所等の現場に出勤する従業者とテレワーク実施者の間で適切に連絡が取れる体制を確保する。
4. 労務管理の適切な実施
   • テレワーク実施者の労働時間の管理等、適切な労務管理を行うこと。
5. 事務作業の実施
   • 個別の業務のうち、書類作成等の事務作業、事業所外の専門職との連絡等の業務については、予めテレワークを行う日時を決めておけば、テレワークで実施しても利用者の処遇に支障がないと考えられる。
6. 面談・相談やアセスメント等の実施
   • 個別の業務のうち、利用者・入所者との面談・相談やアセスメント等のための観察等の業務については、相手方の表情や反応を直接確認する必要があり、機器操作能力や音声の聞き取りづらさ等の制約があるため、適切に対応すること。
   • 家族との面談については、家族側でも操作環境が構築でき、家族の同意がある場合にはテレワークで実施しても利用者の処遇に支障がないと考えられる。

介護支援専門員の留意点

1. 事務作業の実施
   • 書類作成等の事務作業については、テレワークで実施しても利用者の処遇に支障がないと考えられる。
2. 居宅サービス計画の作成
   • 居宅サービス計画の作成等をテレワークで行う際には、適切なアセスメントやモニタリングが行われた上で実施する必要があることに留意する。
3. モニタリング
   • 運営基準上義務付けられている少なくとも月に1回（介護予防支援の場合は3ヶ月に1回）の利用者との面接によるモニタリングをオンラインで行う場合には、利用者の同意を得ること。
   • 利用者がテレビ電話装置等を用いた状態で十分に意思疎通を図ることができることを確認すること。
4. サービス担当者会議
   • サービス担当者会議をオンラインで行う場合には、家族を含む関係者間で対象者の現状を共有できるようにすること。
   • 利用者・家族との意思疎通が十分にとれるように留意すること。

個人情報の適切な管理

1. 個人情報保護法令の遵守
   • 利用者やその家族に関する情報を取り扱う際は、個人情報保護関係法令、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」及び「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版」を参照する。
   • 特に、個人情報の外部への漏洩防止や外部からの不正アクセスの防止のための措置を講じること。
2. 環境の整備
   • テレワークを行う際、第三者が情報通信機器の画面を覗き込む、従業者・利用者との会話を聞き取るなどにより、利用者やその家族に関する情報が漏れることがない環境を整えること。
3. 情報の持ち出しに対する注意
   • 利用者やその家族に関する情報が記載された書面等を自宅等に持ち帰って作業する際にも、情報の取扱いに留意すること。

【ケアマネ向け】テレワーク導入のポイント

ここからは、居宅ケアマネがテレワークを導入するための方法を詳しく解説していきます。
以下に示す項目を参考に、テレワークをより効果的に運用するための知識を深めていきましょう。

テレワーク適用のための就業規則の作成

厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」では、テレワーク勤務を導入する場合、就業規則に次のことを定める必要があると示されています。

• テレワーク勤務を命じることに関する規定
• テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
• 通信費などの負担に関する規定

引用元：テレワークモデル就業規則

「テレワークモデル就業規則」にひな形も示されています。

就業規則の作成義務がない法人でも、テレワークを導入する際には、明文化されたルールを作成することが望ましいです。

具体的には、

• 労働時間と休憩、休日の明示
• オンラインミーティングの頻度や、連絡手段の確立
• 労災の適用範囲
• テレワーク中の給与、交通費、通信費の取り扱い

などを明確にし、書面に残しておくことで、テレワーク中も円滑なコミュニケーションと安定した労働環境が確保できます。

テレワークでの安全なセキュリティ対策

テレワークにおいては、事務所外での業務となるためセキュリティ対策の重要性が増します。
特に居宅ケアマネの場合は、利用者及び家族の個人情報を扱うためセキュリティリスクを最小限に抑える対策が必要です。

ここでは、テレワークを安全に行うためのセキュリティ対策を紹介します。

フリーWi-Fiの使用を避ける→スマホのテザリング機能を活用

フリーWi-Fiは、カフェ、駅、空港などの公共の場所で提供される無料の無線インターネット接続サービスを指します。
移動中や外出先でのモバイル勤務におけるインターネットへの接続手段として、非常に便利です。
一方で、フリーWi-Fiはセキュリティの観点からすると、以下のリスクを抱えています。

• セキュリティレベルが低い
  フリーWi-Fiは誰でもアクセスできるため、悪意のある第三者による攻撃のリスクが高まります。特に、パスワードなどのセキュリティ設定がなされていないネットワークは、利用者のデータが傍受される危険性があります。
• 不正なWi-Fiスポット
  悪意を持った第三者が設置した偽のWi-Fiスポットに接続してしまうと、個人情報が盗まれるリスクがあります。
  

紙の書類やUSBメモリを持ち運ばない→クラウド環境によるペーパーレス化

テレワークを行う際、紙の書類やUSBメモリの持ち運びは、セキュリティリスクの一因となります。これらのデータが紛失したり、第三者に盗まれたりすることで、利用者や家族の大切な個人情報が漏洩する可能性があります。

1. 書類のスキャニング
   必要な書類はスキャンしてデジタルデータとして保存します。
2. クラウドストレージの利用
   クラウドストレージサービス（例：Dropbox、Googleドライブ、OneDriveなど）を活用し、データをオンラインで安全に保管します。これにより、どこからでもアクセス可能になります。
   参考記事：【イチからわかる】Dropboxの使い方、料金、アカウント作成を徹底解説
3. インターネットFAXの利用
   通常のFAXでは紙の書類をやり取りしますが、インターネットFAXならばデジタルデータで送受信が可能です。これにより、紙の消費を減らし書類の管理も一元化できます。
   参考記事：【スマホでも使える】MOVFAXの料金・機能・ログイン方法について徹底解説
4. セキュリティ強化
   クラウドサービスを利用する際には、二段階認証を設定するなど、セキュリティ対策を万全に行う必要があります。
   参考記事：【介護事業所向け】ICTツールを安全に利用するためのセキュリティ対策

ペーパーレス化を実現するための具体的方法は以下の記事でより詳しく解説しています。

在宅勤務のための環境整備

在宅勤務を実施する際には、自宅内の作業環境の整備が欠かせません。
良い作業環境を整備することで、生産性の向上やストレスの軽減、さらには利用者や家族の個人情報を安全に保護することができます。
ここでは、在宅勤務に適した環境を整備するためのポイントをご紹介します。

1. 作業スペースの確保
   在宅勤務を行う際には、専用の作業スペースを確保することが重要です。これにより、集中できる静かな環境が確保され、作業効率が向上します。
   また、仕事とプライベートの境界が明確になるため、心理的な負担が軽減されます。特にケアマネは利用者の個人情報を取り扱うため、家族の共有空間とは区別し、プライバシーが保たれた作業環境を整備する必要があります。
   
2. 設備、備品
   ケアマネがテレワーク（在宅勤務）をするために必要な設備、備品は以下の通りです。
   【テレワークに必須となる設備、備品】
   ・インターネット回線
   ・クラウド型介護ソフト※カイポケの解説記事はこちら
   ・PC
   ・複合機
   ・携帯電話（スマートフォン）
   ・シュレッダー
   ・デスク※スタンディングデスクがおすすめ
   【テレワークに有効な設備、備品】
   ・タブレット※モバイル勤務時に活用できる
   ・IP電話アプリ※IP電話アプリの解説記事はこちら
   ・クラウドストレージ※Dropbox、Googleドライブ、OneDrive等
   ・インターネットFAX

居宅介護支援事業所に必要な設備、備品については以下の記事で詳しく解説しています。

テレワークに効果的なICTツールの活用

在宅勤務を効果的に進めるためには、ICTツールの活用が欠かせません。
ICTツールを適切に利用することで、コミュニケーションの円滑化、業務効率の向上、利用者情報の安全な管理が可能となります。
ここでは、ケアマネが在宅勤務で活用すべきICTツールとして以下の2つを紹介します。

• コミュニケーションツール
• スケジュール管理ツール

コミュニケーションツール

オンラインでの主要なコミュニケーションツールとして、以下のような種類が挙げられます。

• メール
  メールは、基本的なコミュニケーションツールとして広く利用されています。確認が必要な案件や、正式な報告、資料の送付など、さまざまな用途に適しています。
• チャットツール
  MCS、LINE WORKS、Chatworkなどのチャットツールは、メールよりも手軽にリアルタイムでのやり取りが可能になります。また、グループチャット機能を利用すれば、チーム内コミュニケーションも円滑に行えます。
• ビデオ会議ツール
  ZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオ会議ツールの利用により、遠隔地からでも顔を見ながら対面に近いコミュニケーションを行うことが可能になります。それにより、より深い理解や共感が生まれ、相互の信頼関係の構築に繫がります。

MCS（メディカルケアステーション）についての解説は、以下の記事をご覧ください。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールとして、Googleカレンダーの活用は非常に効果的です。
Googleカレンダーを活用することで、スケジュールの確認やタスクの期限設定が一元的に行えるため、個々の作業効率が向上します。
さらに、Googleカレンダーには共有機能が備わっているため、事業所内のスタッフとスケジュールを共有することが可能です。これにより、テレワーク環境においても、スタッフ全体の動向が一目で把握できます。

【ケアマネ向け】テレワークのメリット、デメリット

ここからは、私の経験を元に居宅ケアマネがテレワークを実践する際のメリットとデメリットについてお伝えします。
私がテレワークを導入するきっかけとなったのは、2020年初頭の新型コロナウイルス感染症の拡大でした。
「自分もいつか感染するかもしれない。そうなった時も業務を継続できる体制を整える必要がある」
との考えから、BCP対策の一環としてテレワーク環境の整備を急ピッチで進めることにしました。
多くの試行錯誤を重ねた結果、現在では事務所と遜色のない環境でテレワーク（在宅勤務）が可能になりました。
この経験を踏まえ、私が実際に感じたテレワークのメリットとデメリットを具体的に紹介します。

テレワークのメリット

メリット①：通勤や訪問の移動時間が削減できる

テレワークの導入によって直接的に感じるメリットの一つは、通勤や訪問等の移動時間の削減です。
通勤時間がなくなることで、朝は起きてからすぐに業務を開始することが可能となり、終業後も自宅までの移動が不要なため、プライベートの時間をより確保しやすくなります。
さらに、利用者宅への訪問も自宅から直接移動できるため、訪問のための移動時間も大幅に短縮されます。

メリット②：BCP対策の一環となる

BCP（業務継続計画）対策の一環として、テレワークの導入は非常に効果的です。
テレワークにより在宅勤務が可能となるため、感染症に罹患したり、自然災害等の予期せぬ事態が発生した場合でも、事務所に出向くことなく自宅で業務を継続することができます。
これにより、自分やスタッフの安全が確保され、業務の中断を最小限に抑えることが可能となります。

居宅介護支援事業所のBCPのひな形は、以下の記事からダウンロード可能です。

メリット③：ワーク・ライフ・バランスの実現

テレワークを導入すると、一日の中で自由に使える時間が増え、プライベートの時間も充実します。
仕事後の時間が自由に使えるようになると、家族や友人とのコミュニケーションや趣味の時間も確保しやすくなります。

テレワークのデメリット

デメリット①：仕事とプライベートの境界の曖昧化

事務所での勤務と異なり、テレワークでは仕事とプライベートの場が同じであるため、その境界が不明確になりがちです。これにより、仕事とプライベートの切り替えが難しくなることがあります。
さらに、テレワーク環境が整っていると業務時間外であっても、無意識のうちに仕事時間が増えてしまう可能性があります。これが長期にわたると、過労やストレスの原因となり心身に不調をきたす可能性があります。

デメリット②：自己管理が難しい

テレワーク（在宅勤務）において注意すべき点として「自己管理が難しい」という課題が挙げられます。
自宅での業務は、事務所に比べて人の目がない環境となるため、どうしても気の緩みが生じやすくなります。その結果、作業効率の低下を招く可能性があります。

この問題への対策として、私は利用者宅の訪問後にタブレットを使用し、屋外（公園のベンチ等）で訪問記録を終えてから自宅に戻るようにしています。

デメリット③：運動不足に陥りやすい

テレワークのデメリットとして、「運動不足に陥りやすい」という問題も挙げられます。
ケアマネの仕事は、デスクワークが中心であるため、もともと体を動かす機会が限られています。
テレワークにより通勤の必要がなくなることで、さらに日常の運動量が低下し、健康面でのリスクが増加する可能性があります。

まとめ：テレワークを導入して柔軟な働き方を実現しよう

今回は居宅介護支援事業所のケアマネジャー向けに、テレワークの導入方法について解説しました。

テレワークの導入には慎重な計画と準備が必要ですが、適切な対策を講じることで、日頃のワーク・ライフ・バランスを充実させるだけでなく、感染症や災害等の緊急時においても業務の継続性を高めることができます。

また、テレワークの導入にはICTの利用が不可欠となります。これが副産物として「ITリテラシーの向上」をもたらし、日々の業務効率化とともに多職種連携も強化されます。

テレワークは柔軟な働き方を実現し、ケアマネの仕事の幅を広げる大きなチャンスとなります。
今回の記事が、皆様のテレワーク導入のきっかけとなれば幸いです。