【業務効率化の第一歩】Googleアカウントの作り方

こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。

「ケアマネジャーはデスクワークが多すぎる！」

私はケアマネジャーになって11年目になりますが、3年に1度の介護報酬改定の度にデスクワークの業務量が増えていると痛感しています。

• デスクワークを効率化してゆとりを持って仕事がしたい
• ケアマネ本来の役割である利用者さんへの支援に時間を割きたい

そんな思いを抱いているケアマネさんにはGoogleサービスの活用をオススメします。

Googleサービスはケアマネ業務を効率化してくれます。

実際に私はGoogleサービスを活用することで、業務負担を減らし、利用者さんとも余裕を持って向き合う時間を確保できるようになりました。

Googleサービスを利用するには、はじめにGoogleアカウントを作らなければいけません。

そこで今回は業務効率化の第一歩として、Googleアカウントの作成方法について解説します。

Googleアカウントとは

Googleアカウントとは、Googleが提供するサービスを利用するために必要となるユーザー（利用者）情報です。

Androidスマートフォンを利用する際にもGoogleアカウントの設定が必須になります。

Googleアカウント作成の３つの手順

Googleアカウントを作成する３ステップは以下のとおりです。

ステップ①：氏名・ユーザー名・パスワードを入力

「Googleアカウントの作成」の画面から以下の情報を入力していきます。

氏名

ここで登録した氏名はYou Tubeのコメント欄やGmailの宛先に表示されます。

そのため、仕事用のアカウントは本名、プライベート用はニックネームとするのがオススメです。

なお、氏名は後から変更することが可能です。

ユーザー名

入力したユーザー名がGmailのメールアドレスになります。

他の人が既に使用しているユーザー名は登録することができません。

ユーザー名は後から変更することができないため、よく考えてから登録しましょう。

パスワード

半角英字、数字、記号を組み合わせて8文字以上で入力します。※確認のため、同じパスワードを再度入力します。

自分のGoogleアカウントを他人に不正ログインされないために、推測されにくいパスワードを作成することが重要です。

総務省の「国民のための情報セキュリティサイト」には、安全なパスワードの作成について以下の通りに示されています。

安全なパスワードとは、他人に推測されにくく、ツールなどの機械的な処理で割り出しにくいものを言います。

 安全なパスワードの作成条件としては、以下のようなものがあります。

(1) 名前などの個人情報からは推測できないこと

(2) 英単語などをそのまま使用していないこと

(3) アルファベットと数字が混在していること

(4) 適切な長さの文字列であること

(5) 類推しやすい並び方やその安易な組合せにしないこと

総務省　国民のための情報セキュリティサイト

また、他のアカウントで使用しているパスワードを使用することも避けましょう。

同じパスワードの使いまわしをしていると、そのパスワードが漏えいした場合に他のサイトでも不正にログインされる危険性があります。

それを防ぐためにパスワードはアカウント毎に設定したうえで、パスワード管理アプリやパスワード管理ノートなどで厳重に保管しましょう。

ステップ②：生年月日・性別を入力※電話番号・再設定用のメールアドレスの入力は任意

ステップ①で氏名・ユーザー名・パスワードを入力し「次へ」をクリックすると、以下の画面に移行します。

そこから「生年月日」「性別」を入力していきましょう。

生年月日

パスワードを忘れて再発行が必要な場合に入力を求められますので、正しい生年月日を入力しましょう。

※13歳未満の場合は保護者のアカウントに紐づけることで利用できます。

性別

「男性」「女性」「指定しない」「カスタム」から選択してください。

電話番号・再設定用のメールアドレスの入力は任意

電話番号を入力するとログイン時の2段階認証を利用することができます。

再設定用のメールアドレスを入力しておくと、パスワードを忘れた場合に使用します。

どちらの入力も任意であり、後からの設定も可能です。

ステップ③：利用規約に同意

生年月日・性別を入力後、「次へ」をクリックすると「プライバシーポリシーと利用規約」の画面に移行します。

内容の確認後、「同意する」をクリックしましょう。

Googleアカウントを持つことでGoogleサービスの利用が可能になる

私がケアマネ業務で活用しているGoogleサービスは以下の通りです。

Googleサービス	ケアマネ業務での活用場面
Gmail	チャットツールの使えないサービス事業所との連絡
Google コンタクト	連絡先の登録
Google ドライブ	Google スプレッドシートやGoogle フォームの管理
Google フォーム	サービス担当者会議の照会
Google スプレッドシート	Googleフォームから回答のあったサービス担当者会議の照会をまとめる
Google カレンダー	モニタリング、サービス担当者会議、アセスメントのスケジュール管理
Google マップ	Googleカレンダーと連携し、訪問先の住所を登録
Google レンズ	FAXで届いた報告書のテキストを抽出し、支援経過記録等に転記
Google 日本語入力	辞書登録で文字入力を効率化
Google ToDoリスト	日頃のタスク管理

上記のGoogleサービスを活用すれば、日頃のケアマネ業務が格段に効率化されます。

まとめ：Googleアカウントを作成して、様々なGoogleサービスを活用しよう！

今回はGoogleアカウントの作成方法について説明しました。

Googleアカウントの作成方法は以下の通りです。

Googleサービスを利用するとケアマネ業務の効率化に役立つ以下のサービスが利用できます。

Googleアカウントの作成ができましたら、こちらの記事もご覧ください。

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