「ケアプー活用シート」をアップデートしました。
こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケアです。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
ケアプランデータ連携システムの導入はできたのですが、操作方法がわかりません。
ケアプランデータ連携システムを導入したものの、
「どこを押せばいいの？」
「どうやってデータを送受信するの？」
と、はじめての操作に戸惑われている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、実際の操作手順を、画像つきでわかりやすく解説します。
ケアプランデータ連携システムをはじめて利用する方はもちろん、「ちゃんと使えているか不安…」という方にも役立つ内容です。
この記事を読んで、ケアプランデータ連携システムをご活用いただけると幸いです。
ケアプランデータ連携システムの【導入編】は、こちらで詳しく解説しています。
１．ケアプランデータ連携システムの使い方：基本編
1-1．トップ画面の見方
ケアプランデータ連携システムのアプリにログインすると、以下の画面が表示されます。
トップ画面には以下の内容が表示されています。
①稼働状況
②お知らせ一覧
③ライセンス及び電子証明書の期限
1-2．データの送信方法
CSVやPDFなどのデータを送信する方法は、以下の2つがあります。
送信方法①：新規作成
[新規作成]の画面からは、１つの事業所に対して送信できます。
①送信先事業所番号
送信先の事業所番号の入力方法は以下の２つがあります。
入力方法①：直接入力
送信先事業所番号欄に直接入力（半角英数字 10 桁）します。
入力方法②：添付ファイルから自動入力
添付ファイルが実績やサービス提供票等のCSVファイルであれば、送信先の事業所番号が自動的に入力されます。
②添付ファイル
ファイルの添付方法は以下の2つがあります。
- 「ファイルを選択」ボタンをクリック
ボタンをクリックすると、パソコンのファイル選択画面が開きます。添付したいCSVやPDFファイルを選んでください。 - ドラッグ＆ドロップ
添付したいファイルをマウスでドラッグし、グレーの枠内にドロップ（放り込む）するだけでアップロードされます。複数ファイルの添付にも対応しています。
添付できるファイルは、CSVとPDFだけですか？
送信データに添付できるファイル形式は以下のとおりです。
| No. | ファイル形式（拡張子） |
|---|---|
| 1 | CSV ※（提供票、実績等） |
| 2 | |
| 3 | jpeg（jpg含む） |
| 4 | gif |
| 5 | png |
| 6 | txt |
③メッセージ
メッセージ欄に入力可能な文字は、1000 文字以内（全角・半角どちらも可）です。
送信方法②：一括送信
複数事業所に対して送信するCSVファイルをまとめて作成して、複数件のデータを一括で送信します。
何件まで一括送信ができるのですか？
1 回の一括送信で送信できる件数は、最大 100 件です。
右端の「編集」をクリックすると、各事業所ごとにPDFファイルを追加したり、メッセージを入力することができます。
⏬️
1-3．送信データの下書き保存
新規作成する場合、送信するために作成したデータは送信せずに「下書きとして保存」が可能です。
※一括送信では、下書き保存はできません。
添付ファイルのアップロード後、［一時保存］をクリックすることで、［下書き一覧］に保存されます。
⏬️
下書き保存したデータの送信方法を教えてください。
［下書き一覧］から下書きされているデータの保存日時をクリックします。
画面右下の［送信］をクリックします。
1-4．データの受信方法
データを受信するには、［受信一覧］のタブを選択します👇️
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ①受信日時 | データを受信した日時 |
| ②メッセージ | 受信したメッセージ |
| ③送信元事業所 | 送信元の事業所名、及び事業所名称 |
| ④サービス種類 | サービスコード、及びサービス名称 |
| ⑤ファイル名 | 添付されているファイルの名前 |
| ⑥ファイル種別 | 添付されているファイルの種別 添付したファイルの種別 ・実績：標準仕様の削除表以外 ・削除：標準仕様の削除表 ・PDF等：上記以外のファイル |
| ⑦CSVバージョン | 添付されているケアプランデータの標準仕様のバージョン |
| ⑧データ取得状況 | データを取得（ダウンロード）したかどうか ・済：データ取得済（ダウンロード済）の場合 ・未：データ未取得（未ダウンロード）の場合 |
新規でデータを取得する
新規でデータを受信する（表示されるデータを最新の状態にするため）には、［更新］ボタンをクリックします。
受信データの詳細を確認する
受信したデータの詳細を確認したいです。
受信日時の青いリンクをクリックします。
選択した受信データの詳細内容が確認できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 受信日時 | データを受信した日時 |
| 送信元事業所 | 送信元の事業所名、及び事業所名称 |
| データ取得状況 | データを取得（ダウンロード）したかどうか ・済：データ取得済み（ダウンロード済）の場合 ・未：データ未取得（未ダウンロード）の場合 |
| メッセージ | 受信したメッセージ |
| サービス種類 | サービスコード、及びサービス名称 |
| 添付ファイル(CSV) | 添付されているケアプランデータのファイルの名前 |
| 添付ファイル(PDF 等) | 添付されているPDF等のファイルの名前 |
| CSVバージョン | 添付されているケアプランデータの標準仕様のバージョン |
ダウンロード方法
ダウンロード操作には２つの方法があります。
１．選択ダウンロード［データ取得］
最大５件までダウンロード可能。
２．一括ダウンロード［一括取得］
ダウンロードしていない全ての受信データをダウンロード。
[データ取得]または[一括取得]をクリックし、受信データ（CSVファイルの入ったフォルダ）の保存先のを選択します👇️
ダウンロードされたフォルダを開くと、ファイルが格納されています。
この後は、ご利用の介護ソフトを起動して、取得したファイルを取り込みます。
カイポケによるケアプランデータ連携システムのデータの送受信の方法は、以下の記事をご覧ください。
２．ケアプランデータ連携システムの使い方：応用編
2-1．「ケアプーメモ」を作成してID,パスワードを管理
ケアプランデータ連携システムを利用するにあたっては、複数のID・パスワードの管理が必要です。
そこでおすすめなのが、ケアプランデータ連携システム専用の管理シートを作ることです。
Excelで「ケアプー活用シート」を作成しましたので、ご活用ください。
- ケアプー活用シート
- ID,パスワード
- メッセージテンプレート
- 関連リンク
- おすすめショートカットキー
- 連携先事業所一覧
- ケアプー活用シートの使い方
- ケアプー専用フォルダの作成
- ケアプーフォルダをクイックアクセスにピン留めする
- ケアプーアプリを瞬時に開く方法
- 効率的なログイン方法
- メッセージコピー機能
- zipファイルの開き方
「ケアプー活用シート」はのダウンロードはこちら⏬️
「ケアプー活用シート」ダウンロード
2-2．画面分割でログインを効率化
ケアプランデータ連携システムアプリでは、2回のログイン操作が必要です。
つまり、
- 1回目ログイン（ID・PW入力）
- 2回目ログイン（ID・PW入力）
合計でID・パスワードを4回入力することになります。
これを毎回入力するのは手間がかかりすぎます…。
Windows＋矢印による画面分割をすれば、スムーズにID・パスワードの入力ができます。
- ケアプランデータ連携システムアプリを開く
- Excelの「ケアプー活用シート」を開く
- ケアプランデータ連携システムの画面を選択し、「Windowsキー＋←」で左側に固定
- Excel画面を選択し、「Windowsキー＋→」で右側に固定
れで、
- 左：ログイン画面
- 右：ID・PW一覧
という作業しやすい環境が完成します。
この画面ができたら、［Ctrl+C］でID,PWをコピーして、ケアプーアプリに貼り付け［Ctrl+V］しましょう。
2-3．「ケアプーフォルダ」の作成
ケアプランデータ連携システムを使っていると、
- 送信データ
- 受信データ
- 活用シート
など、関連ファイルが増えていきます。
そのままデスクトップやダウンロードフォルダに保存していると、ファイルの“迷子状態”が発生します。
そこで、ケアプー専用のフォルダを作成することで、ファイル管理が効率化されます。
📁 ケアプー
├ 📁 送信
├ 📁 受信
└ 📄 ケアプー活用シート.xlsx
2-4．「ケアプーフォルダ」をクイックアクセスにピン留めする
前述の「ケアプーフォルダ」を作成しましたら、「クイックアクセスにピン留め」して、すぐに開ける状態にしておきましょう。
「クイックアクセスにピン留め」とは何ですか？
クイックアクセスとは、エクスプローラーを開いたときに左側に表示される
“よく使うフォルダのショートカット”
のことです。
ここにピン留め（固定）しておけば、毎回フォルダを探す必要がなくなります。
- 「ケアプーフォルダ」を右クリック
- 「クイックアクセスにピン留めする」をクリック
ピン留めしたフォルダは、ドラッグ＆ドロップで上下に並び替えることができます。
「ケアプーフォルダ」を一番上に移動しておけば、エクスプローラーを開いた瞬間にすぐクリックできます。
2-4．ケアプー関連サイトのブックマークフォルダを作成
ケアプランデータ連携システムを利用していると、ログイン画面以外にも定期的にアクセスするサイトがあります。
そのため、ケアプー関連のブックマークフォルダを作成し、よく使うサイトをまとめて登録しておきましょう。
ブックマークフォルダの作り方
ブックマークバー上で右クリックし、「フォルダを追加」を選択します。
フォルダ名を「ケアプー」など分かりやすい名前に変更し、「保存」をクリックします。
ブックマークバーに「ケアプー関連」フォルダが表示されれば設定完了です。
各サイトを開いたら、☆マークをクリックし、保存先フォルダを「ケアプー関連」に変更して「完了」を押します。
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