こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
すみません、法定4帳簿って何のことですか…？
「法定4帳簿」とは、労働者を雇用する事業者に作成・保存が義務付けられている帳簿で、以下の4種類があります。
| 帳簿名 | 概要 | 保存期間 | 注意点・よくある指導事項 |
|---|---|---|---|
| 労働者名簿 | 事業場ごと、労働者ごとに作成の必要あり。 氏名、生年月日、履歴、雇入年月日、退職年月日などを記載。 | 退職日から3年間 | 履歴・退職年月日の未記載、本籍の記載は不要（旧法） |
| 賃金台帳 | 事業場ごとに作成する必要あり。 賃金計算の基礎台帳。賃金計算期間、労働時間、深夜・残業時間、基本給、控除額などを記載。 | 記入日から3年間 | 残業時間・性別・計算期間の未記載が多い |
| 出勤簿 | 出勤日ごとに始業・終業時間、休憩時間、残業時間を記録。 | 業務完結日から3年間 | 始業終業の未記録・中抜けや休憩の記載漏れ |
| 年次有給休暇管理簿 | 2019年4月から作成義務化。 各労働者に付与した有休の日数、付与日、取得日を記録。 | 3年間 | 未作成や付与日・取得日の未記載が多数 |
※画像クリックで拡大できます。
これらの帳簿は労働基準法に基づく義務であり、違反した場合は罰則が科されることもあります。
しかし、現場では、
- 手書きやExcel手入力による転記ミス
- 保存管理の手間
といった悩みも多く聞かれます。
そこで今回は、「法定4帳簿」を効率よく入力・管理できるExcel入力シートを作成しました。
- 名前・事業所名など、一度入力すれば全ての帳簿に自動転記
→ 無駄な入力や記載漏れを防げます。 - 法定４帳簿が1つのファイルに集約されており、管理が簡単
→ ファイルが分かれて迷う心配がありません。 - 出勤日数・勤務時間の合計を自動で計算
→ 計算ミスの心配なし、集計の手間もゼロ。 - 出勤簿で記録した日数・時間は賃金台帳へ自動転記
→ 転記ミスがなくなり、業務効率が一気に向上します。
労働者名簿、賃金台帳、年次有給休暇管理簿は、厚生労働省のテンプレートをベースに作成しました。
法令遵守と業務効率化を両立できる便利なツールとして、ぜひご活用ください。
【サンプル】法定４帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）入力シート
＼法定４帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）入力シート／
当サイトからダウンロードできる各種テンプレートは、以下の記事にて紹介しています。
１．労働者名簿テンプレート
労働者名簿は、企業が雇用している労働者の情報を記載した書類であり、労働基準法第107条に基づき作成と保存が義務付けられています。
（労働者名簿）
引用元：労働基準法
第百七条 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
② 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。
労働者名簿には、以下の項目を記載する必要があります。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 業務の種類
- 履歴
- 雇用年月日
- 退職年月日と事由
- 死亡年月日と原因
法定4帳簿入力シートでは、労働者名簿に入力した以下の項目が、他の帳票に転記されます。
- 氏名
「年次有給休暇管理簿」「賃金台帳」「出勤簿」に転記。 - 性別
「賃金台帳」に転記。
２．賃金台帳テンプレート
賃金台帳は、従業員に支払われる給与や勤務時間、賃金計算期間などを記録する帳簿で、労働基準法第108条に基づき作成と保存が義務付けられています。
（賃金台帳）
引用元：労働基準法
第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
賃金台帳の必須記載項目は、以下のとおりです。
- 氏名
- 性別
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数（深夜・休日・残業時間を含む）
- 基本給及び手当額
- 賃金控除額
法定4帳簿入力シートでは、以下の記載内容が自動で転記されます。
【他の帳票から転記】※は転記元
①氏名※労働者名簿
②性別※労働者名簿
③賃金計算期間※出勤簿の「月」
④労働日数※出勤簿の「出社」の合計数
⑤労働時間数※出勤簿の「勤務」時間の合計数
【他の帳票へ転記】※は転記先
①所属※出勤簿の「事業所名」
３．出勤簿テンプレート
出勤簿は、労働者の労働時間を記録した帳簿のことです。
労働基準法にはその名称が明記されているわけではありませんが、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」として、以下の記載がされています。
４ 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置
引用元：厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
（５）労働時間の記録に関する書類の保存
使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第 109 条に基づき、３年間保存しなければならないこと。
出勤簿には、以下の項目を記載する必要があります。
- 氏名
- 出勤日
- 始業・終業時間
- 休憩時間
- 残業時間
法定４帳簿入力シートでは、以下の記載内容が自動で転記されます。
【他の帳票から転記】※は転記元
①事業所名※賃金台帳
②氏名※労働者名簿
【賃金台帳へ転記】
①賃金計算期間：出勤簿の「月」
②労働日数：出勤簿の「出社」の合計数
③労働時間数：出勤簿の「勤務」時間の合計数
出勤簿の使い方に関する詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
４．年次有給休暇管理簿テンプレート
年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則第24条の7に基づき、使用者が従業員ごとに作成・保存を義務付けられた法定帳簿です。
第二十四条の七 使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。
引用元：労働基準法施行規則
保存期間に関しては、労働基準法施行規則第七十一条に、
当分の間、これらの規定中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
と記載されています。
年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年5日の有給休暇取得義務を管理するため、2019年働き方改革関連法改正で強化されました。
有給休暇取得義務の必須記載項目は、以下のとおりです。
- 取得日
- 付与日
- 日数
法定4帳簿入力シートでは、労働者に記載した「氏名」が年次有給休暇管理簿に自動で転記されます。
５．【ダウンロード】法定４帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）入力シート（Excel）
今回紹介した法定４帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）入力シートは490円でダウンロード可能です。
【サンプル】法定４帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）入力シート
【法定４帳簿】労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿入力シートの購入方法は、以下のとおりです。
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