こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
サービス担当者会議のたびにFAXで照会を依頼するのが大変です。
回答するサービス事業所さんも照会用紙に手書きで回答するのも大変だと思います。
Googleフォームを使えば紙の照会用紙を使わずに依頼ができますよ。
今回の記事では、紙によるサービス担当者会議の照会依頼をされているケアマネさんに向けて、Googleフォームによる照会依頼の方法を解説します。
今回の記事を読んでわかることは以下のとおりです。
- Googleフォームの基本操作（フォームの作成、送信方法）
- Googleフォームを活用したサービス担当者会議の照会方法
私はGoogleフォームを使って照会をするようになり、ケアマネジメント業務の負担が軽減されました。
業務効率化を図りたいケアマネさんは最後までご覧ください！
サービス担当者会議に伴う業務プロセスを一元管理する「サービス担当者会議業務管理表」は以下の記事からダウンロード可能です。
Googleフォームとは
GoogleフォームはGoogleが無料で提供する入力フォーム（※）作成ツールです。
※入力フォームとは、利用者がWEB上で情報を入力、選択、送信するための画面のことです。
Googleアカウントをまだお持ちでない方は、【業務効率化の第一歩】Googleアカウントの作り方をご覧ください。
パソコンはもちろん、スマートフォンでもフォームを作成、回答することが可能です。
回答するだけならGoogleアカウントの必要もないため、インターネット環境さえあれば誰でも回答することができます。
Googleフォームは以下のような使い方があります。
- アンケート
- 問い合わせ
- イベントなどの申込み
- 学校や塾などのテスト
Googleフォームの使い方
先日、Googleフォームで研修の申込みをしました。
回答は簡単でしたけど、フォームを作成するは何だか難しそうです…。
大丈夫です！
Googleフォームはパソコンが苦手な方でも直感的に作成することができます。
それではここから、Googleフォームの使い方について解説します。
ステップ①：Googleフォームにアクセス
Googleの検索サイトの画面から①→②の順でGoogleフォームを開きます。
ステップ②：テンプレートを選択
Googleフォームにアクセスすると上の画面が表示されます。
赤枠で囲っている「テンプレートギャラリー」を選択すると、
- 連絡先情報
- イベント出欠確認
- イベント参加申込書
- お客様アンケート
等、複数のテンプレートが用意されています。
自分で一からフォームの作成をしたい方は、青枠で囲っている「新しいフォームを作成」を選択しましょう。
次からは新しいフォームの作成方法を解説します。
ステップ③：テーマをカスタマイズ
まずはフォームのデザインをカスタマイズしていきましょう。
画面上のパレットのアイコン（①）をクリックすると②から、
- テキストスタイル
- ヘッダー画像
- 全体のテーマ色
- 背景色
を変更することが可能です。
ステップ④：タイトル・説明文を入力
テーマのカスタマイズをしましたら、
- 無題のフォーム
- フォームの説明
を入力しましょう。
ステップ⑤：質問と選択肢を作成
質問文は①から入力をします。続いて②をクリックすると、
③の質問形式が表示されます。
質問形式には以下の種類があります。
| 種類 | 使い方 |
|---|---|
| 記述式 | 短い文を入力する |
| 段落 | 長い文を入力する |
| ラジオボタン | 複数の回答から１つだけ選択する |
| チェックボックス | 複数の回答から１つ以上選択する |
| プルダウン | プルダウン形式で複数の回答から１つだけ選択する |
| ファイルのアップロード | 回答者がファイルをアップロード（添付）する |
| 均等目盛 | 1～10までの段階にわけて評価（回答）する |
| 選択式（グリッド） | 行と列にわけて１つだけ選択する |
| チェックボックス | 行と列にわけて１つ以上選択する |
| 日付 | 日付を入力する※スケジュール調整などに使用 |
| 時刻 | 時刻を入力する※希望時間の調整などに使用 |
質問を追加する時は下の画面の+マークをクリックします
ステップ⑥：プレビューで確認
テーマをカスタマイズして質問と選択肢を作成しましたら、プレビュー画面から内容を確認しましょう。
画像右上の目のアイコンをクリックするとプレビュー画面が開きます。
ステップ⑦：新しい回答についてのメール通知を受け取る
新しい回答があった時にすぐに確認がしたいです。
その場合、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」の設定をしておくと、フォーム作成者にメールでお知らせしてくれます！
①の回答を選択してから、②の縦３点リーダー（︙）をクリックすると・・・
「新しい回答についてのメール通知を受け取る」が表示されますので、クリックしましょう。
これでメール通知が有効になります。
実際に回答があるとフォーム作成者のにメール通知が届きます。
Googleフォームの送信方法
作成したフォームはどのように送信するのですか？
ここではGoogleフォームの送信方法について解説します！
Googleフォームには3つの送信方法があります。
- メールに埋め込む
- 回答用URLをメール等に添付
- ウェブサイトに埋め込む
ここからは「メールに埋め込む」と「回答用URLをメール等に添付」の方法を解説します。
送信方法①：メールに埋め込む
まずはGoogleフォームを表示させて、画面右上の「送信」ボタンをクリックすると「フォームを送信」の画面が表示されます。
「フォームを送信」の画面から、メールのマークを選択します。
次に以下の入力をしましょう。
- 送信先
- 件名
- メッセージ
「フォームをメールに含める」に関しては、
- オンにすると、メール上にフォームが表示され直接入力可能
- オフにすると、「フォームに記入する」をクリック後、フォームの画面から入力
となります。
最後に「送信」をクリックすると送信先のメールアドレスにフォームが送信されます。
送信方法②：回答用URLをメール等に添付
送信方法中央にある鎖のマークを選択すると、Googleフォームのリンクが表示されます。
ショートメールに添付する時などにURLを短縮したい場合は、「URLを短縮」をオンにしましょう。
最後に「コピー」をクリックすれば、Googleフォームのリンクがコピーされます。
コピーしたGoogleフォームのリンクを貼る方法としては、
- チャット
- メール
- ショートメール
などが挙げられます。
私はグループチャットから一斉送信しています。
各事業所に個別で送信するよりも効率的ですね！
【ケアマネ必見！】Googleフォームを活用したサービス担当者会議の照会方法
ここからはGoogleフォームを使ったサービス担当者会議の照会依頼について解説します。
はじめにGoogleフォームによる照会依頼のメリットについてお伝えします。
- Googleスプレッドシートと連携することで照会回答を一つにまとめられる
- 照会フォームのテンプレートを作成することで効率的に依頼できる
- 外出先からもスマホからフォームの作成、送信、回答の閲覧ができる
上記は照会を依頼する側（ケアマネ）のメリットですが、依頼される側（サービス事業所）にとっても、外出先からスマホで照会を回答できるというメリットがあります。
外回りが多い福祉用具専門相談員さんからは特に好評です！
Googleフォームで作成したフォームはURLで共有することが可能です。
そのため、利用者のフルネーム（氏名）は記載せずに、
- 伏せ字
- イニシャル
などで表記しましょう。
それでは実際の照会フォームの質問項目を解説します。
ここでは居宅サービス計画書の短期目標更新時のテンプレートを紹介します。
質問項目①：事業所名
「記述式」の質問形式で事業所名の回答欄を設定します。
質問項目②：氏名
「記述式」の質問形式で氏名の回答欄を設定します。
質問項目③：サービスの実施状況について
「ラジオボタン」の質問形式でサービス実施状況について、
- 予定通り実施
- 予定が守れられなかった
の選択肢を設定します。
質問項目④：身体機能について
「ラジオボタン」の質問形式で身体機能について、
- 改善している
- 変化していない
- 悪化している
の選択肢を設定します。
質問項目⑤：認知・精神機能について
「ラジオボタン」の質問形式で認知・精神機能について、
- 改善している
- 変化していない
- 悪化している
の選択肢を設定します。
質問項目⑥：短期目標変更の必要性について
「ラジオボタン」の質問形式でサービス実施状況について、
- 必要性を感じる
- 必要性を感じない
の選択肢を設定します。
質問項目⑦：上記の回答に対しての意見、提案
最後に「段落」の回答形式で上記の回答に対しての意見、提案の記入欄を設定します。
まとめ：Googleフォームを活用してサービス担当者会議の照会を効率化しよう
今回は、
について解説しました。
Googleフォームのメリットは以下のとおりです。
- オンラインでイベントの申込みやアンケート回答、小テスト等が作成できる
- スマホ、タブレットからも回答できる（どこからでも回答できる）
- Googleアカウントがなくても回答できる（だれでも回答できる）
- さまざまな質問形式が用意されている
Googleフォームを活用すれば、FAXやメールよりも簡単にイベント等の申込みや回答、集計が可能になります。
Googleフォームでサービス担当者会議の照会依頼を作成したら、サービス事業所さんからスムーズに回答がもらえました！
サービス担当者会議の照会はケアマネ、サービス事業所の双方に負担が大きいです。
お互いの業務効率化のために、Googleフォームを使った照会依頼をオススメします！
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