ケアプランデータ連携システムの操作を追加しました。
1.トップ画面の見方
2.データの送信方法
3.送信データの下書き保存
4.データの受信方法
こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。
はじめての方は、「ヒトケアの仕事術」活用ガイドをご覧ください。
ケアプランデータ連携システムの導入方法を知りたいです。
2023年4月より、運用が本格的にスタートした「ケアプランデータ連携システム」。
皆さんの地域での利用状況はいかがでしょうか？
「周りでほとんど使っていないのに、年間21,000円も払うのはちょっと…」
と、様子見をされていた方も多いかもしれません。
ですが、2025年6月1日から「フリーパスキャンペーン」が始まったことで、今、導入を本格的に検討されている事業所も増えてきています。
そこで本記事では、ケアプランデータ連携システムの導入方法から実際の操作まで、イチから解説します。
「これから導入したいけれど、どこから手をつければいいのか分からない」
「導入しようとしたけど、途中で挫折してしまった…」
そんな方は、ぜひ今回の記事を参考に導入の一歩を踏み出してください。
当サイトで紹介している各種テンプレートは、以下の記事にてセット販売しています。
１．導入ステップ1：介護ソフトの対応状況の確認
ケアプランデータ連携システムの導入にあたっては、ケアプラン標準仕様に対応した介護ソフトを利用していることが前提となります。
そのため、導入前にご自身が利用されている介護ソフトで、ケアプランデータ連携システムが利用可能か確認をしておきましょう。
確認はこちら👇️
「ケアプランデータ連携システム」 ベンダ試験（Ｖ４対応版）の完了結果について（2025年6月3日）
私が利用しているカイポケでも、ケアプランデータ連携システムの利用は可能です。
２．導入ステップ2：ケアプランデータ連携クライアントソフトを導入する端末、ネットワーク環境の準備
ケアプランデータ連携システムを使うには、
- 専用ソフト（“ケアプー”のアイコン）を入れるためのパソコン
- インターネットにつながる環境
が必要です。
ケアプランデータ連携システムのソフトをインストールできるパソコンのOSは？
ケアプランデータ連携システムをインストールするパソコンのOSは決まっているのですか？
パソコンは、Windows10またはWindows11をご用意ください。
ただし、Macのパソコンでも、仮想化ソフトウェアを使用することで、Windowsをインストールして使用することは可能です。
その場合、新たな導入コストやパソコンスキルが求められるため、特別な事情がない限り、最初からWindows10,11のパソコンを使いましょう。
導入できるパソコンの数は？
ケアプランデータ連携システムのソフトは複数のPCにインストールできるのですか？
ケアプランデータ連携システムのソフトは、1事業所番号あたり1台の導入となります。
そのため、どのパソコンでケアプランデータ連携システムを利用していくか、よく検討したうえでインストールしましょう。
３．導入ステップ3：介護電子請求用ユーザID及びパスワードの確認
ケアプランデータ連携システムを利用するには、介護電子請求用のKJから始まる14桁のユーザIDとパスワードが必要です。
介護電子請求用ユーザIDとパスワードは「電子請求登録結果に関するお知らせ」に記載されています。
介護電子請求用ユーザIDとパスワードを忘れた場合は？
「電子請求登録結果に関するお知らせ」が見つからず、介護電子請求用のユーザIDとパスワードがわかりません…。
その場合、事業所の所在地の国保連にユーザーIDの確認とパス
ワードの再発行を依頼してください。
今回、私も「電子請求登録結果に関するお知らせ」が見つからず、ユーザIDとパスワードがわからなかったため、国保連に連絡して再発行を依頼しました。
その後、郵送にて「電子請求登録結果に関するお知らせ」が届き、無事に確認できました。
皆さんの地域の国保連の問い合わせ先は、国民健康保険団体連合会リンクからお探しください。
介護電子請求用のユーザIDとパスワードがわかれば、電子請求受付システムにログインできるようになります。
この先、頻繁にログインするため、ブックマークしておきましょう。
４．導入ステップ導入4：電子証明書インストール状況の確認
続いては、ケアプランデータ連携システムを導入するパソコンに電子証明書がインストールされているか確認します。
電子証明書のインストール状況の確認は、「電子証明書の確認方法」をご参照ください。
証明書発行用パスワードの確認
電子証明書の確認をしたところ、私のパソコンには、電子証明書がインストールされていませんでした。
介護ソフトの業者（ベンダー）が介護報酬の代理請求をしている場合、事業所のパソコンには電子証明書はインストールされていません。
ケアプランデータ連携システムを導入するパソコンに電子証明書がインストールされていない場合、電子証明書の申請、ダウンロードが必要になります。
その際に必要になるのが、「証明書発行用パスワード」です。
(また、知らないパスワードが出た💦）
それはどこで確認すればいいですか？
証明書発行用パスワードは、ステップ３で確認した「電子請求登録結果に関するお知らせ」をご確認ください。
証明書発行用パスワードの再発行
あれ⁉️「電子請求登録結果に関するお知らせ」を確認しましたが、証明書発行用パスワードが記載されていません👇️
その場合、電子請求受付システムから、証明書発行用パスワード再発行する必要があります。
証明書発行用パスワードの再発行のステップ１：電子請求受付システムにログイン
電子請求受付システムの「介護保険の請求はこちら」をクリック後、介護電子請求用のKJから始まる14桁のユーザIDとパスワードを入力してログインします。
証明書発行用パスワードの再発行のステップ２：「再発行する」をクリック
電子請求受付システムにログイン後、「請求委任事業所用ケアプラン証明書」のタブをクリックします。
次に「請求委任事業所用ケアプラン証明書の発行申請をする」を選択し、「次へ」をクリックします。
「証明書発行用パスワードとは？」の？マークをクリックします。
次に表示する画面を一番下までスクロール（移動）し、「通知書を紛失してしまった」のボタンをクリックします。
次の画面で「再発行する」のボタンをクリックします。
証明書発行用パスワードの再発行のステップ３：パスワードを確認する
「証明書発行用パスワードが再発行されました。」と表示されるので、「お知らせを開く」のボタンをクリックします。
「証明書発行用パスワード再発行通知」の画面から「証明書発行用パスワード通知書.zip」をクリックします。
「証明書発行用パスワード通知書.PDF」（①）をクリックすると、パスワードの入力（②）が求められますので、「介護電子請求用パスワード」を入力します。
パスワード入力後「OK」をクリックします。
「証明書発行用パスワード通知書」が表示されるのでパスワードを確認しましょう。
パソコンに電子証明書をインストールする※有料版に注意
証明書発行用パスワードの再発行できたら、ケアプランデータ連携システムを利用するパソコンに電子証明書をインストールします。
電子請求受付システム内に証明書のタブが2つあり、どちらにすれば良いかわかりません👇️
ケアプランデータ連携システムで利用できる(電子)証明書は、
- 介護保険証明書
- 請求委任事業所用ケアプラン証明書
の二つがあります。
| 介護保険証明書 | 請求委任事業所用ケアプラン証明書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 介護給付費等の電子請求用 | ケアプランデータ連携システム用 |
| 利用範囲 | 電子請求全般 | ケアプランデータのやり取り |
| 発行要件 | 電子請求を行う場合 | ケアプランデータ連携システムの利用予定がある場合 |
| 発行手数料 | 13,200円（税込）※３年間 | 無償 |
今回は、ケアプランデータ連携システムを導入することが目的のため、
無償の請求委任事業所用ケアプラン証明書
を発行しましょう👇️
電子請求受付システムの画面
導入フローでいえば、「4-3」の方です。
危うく、13,200円の「介護保険証明書」を発行するところでした。
皆さんもお気をつけください！
請求委任事業所用ケアプラン証明書のインストール方法の詳細は、「介護電子請求受付システム操作マニュアル」内の、「3.7.3. 請求委任事業所用ケアプラン証明書をダウンロード・インストールする」をご覧ください。
3.7.3. 請求委任事業所用ケアプラン証明書をダウンロード・インストールする👈️クリック
５．導入ステップ5：ケアプランデータ連携システムの利用申請
ステップ５では、ケアプランデータ連携システムの利用申請を行います。
ケアプランデータ連携システムの利用申請サイトにアクセスし、KJから始まるユーザIDとパスワード（※）を入力します。
※仮パスワードの場合、電子請求受付システムで新しいパスワードに変更後、利用申請Webサイトにログインください。
ログインすると、トップ画面の中央に「利用申請可能です。」と記載されているのを確認し「申請」をクリックします。
申請情報を入力します。
「利用規約」と「個人情報の取扱について」の内容を最後まで確認します。
「利用規約」と「個人情報の取扱について」の同意にチェックを入れ、「申請」をクリックします。
システムの利用料金に関するメッセージが表示されますので、「はい」をクリックします。
利用申請完了の画面が表示されます。※この画面を印刷又は保存をして保管しておきましょう。
次に「OK」をクリックします。
表示されているURLをクリックし、ケアプランデータ連携システムのクライアントアプリをインストールするステップに入ります。
６．導入ステップ6：ケアプランデータ連携システムクライアントアプリのインストール
いよいよ、ケアプランデータ連携システムのアプリをインストールするところまで来ました。
導入完了まであと少しなので頑張りましょう！
ステップ6-1：アプリをダウンロードする
ケアプランデータ連携システムのヘルプデスクサポートサイトにアクセスし、「製品ダウンロード」をクリックします。
製品ダウンロードの画面の一番下まで移動し、
１．組織名（◯◯事業所）
２．介護保険事業所番号
を入力後、「製品ダウンロードに進む」をクリックします。
「CarePlanApp-1.1.2setup.zip」をクリックします。
ステップ6-2：アプリをパソコンにインストールする
「CarePlanApp-1.1.2-setup.msi」をダブルクリックして開きます。
左の画面が表示された場合は、「詳細情報」→「実行」の順にクリックします。
ケアプランデータ連携システムのインストール準備完了の画面が表示されるため、「インストール」をクリックします。
「ケアプランデータ連携システム セットアップウィザードが完了しました」と表示されたら「完了」をクリックします。
左の画面が表示されますので、「はい」をクリックします。
左の画面が表示され、「windowsdesktop-runtime-6.0.36-win-x64.exe」が自動でダウンロードされるので、ダブルクリックします。
表示された画面で「インストール」をクリックします。
インストールが完了したら、「閉じる」をクリックします。
ステップ6-3：アプリにログインする
デスクトップ上の「ケアプランデータ連携システム」のアプリをダブルクリックします。
ケアプランデータ連携システムのログイン画面が表示されます。
ログインは2回行う必要があります。
1回目：cから始まる個人ユーザID、パスワード
2回目：KJから始まる事業所ID、パスワード
1回目のログインで行う、個人ユーザID、パスワードはどこで確認すれば良いですか？
個人ユーザIDとパスワードを確認するには、まず、1回目のログイン画面内にある「ケアプランデータ連携システム利用申請Webページ」をクリックします。
次に表示される左の画面で、KJから始まる事業所ID、パスワードを入力してログインします。
次の画面で、cからはじまる個人ユーザID、パスワードが表示されます。
業務効率化①：アプリのショートカットを設定する
毎回、デスクトップに移動してアプリを起動するのが面倒です。
自分でショートカットを設定することができますよ。
マウスでアイコンをクリックしなくても、キーボードの特定のキーを同時に押すだけでアプリを起動できる便利な機能です。
ケアプランデータ連携システムのアイコンにカーソルを合わせ、右クリックします。
「プロパティ」をクリックします。
ショートカットキーの欄で、 （例として）「K」キーを押すだけで、自動的に「Ctrl + Alt + K」 と設定されます。
CtrlとAltは自動で付くため、自分で押す必要はありません。
設定後、「OK」をクリックします。
ショートカットキーの設定後、
「Ctrl + Alt + K」をクリックすると…
ケアプランデータ連携システムのアプリが起動します。
Cliborのダウンロード（無料）は、以下の公式サイトから行ってください。
業務効率化②：2回のログインをスムーズに行う
ログインの度に、別々のIDとパスワードを入力するのが手間です。
CliborでIDとパスワードを登録すれば、楽に入力できますよ。
Clibor（クリボー） では、定型文を登録する機能があります。
左のように、
１．個人ユーザID
２．個人ユーザパスワード
３．事業所ユーザID
４．事業所ユーザパスワード
を登録しておくと、ログインがスムーズにできます。
７．導入ステップ7：ライセンス料の支払い【フリーパスキャンペーン開催中】
ケアプランデータ連携システムのライセンス料の支払いは、いつ行われますか？
- 毎月1日～15日までに利用申請を行った場合
当月の請求（＝翌月の介護報酬支払い分）から差し引かれます。 - 毎月16日以降に利用申請を行った場合
翌月の請求（＝翌々月の介護報酬支払い分）から差し引かれます。
徴収方法は、原則として介護給付費からの差引（天引き）となります。
請求書による支払いをご希望の場合は、事業所の所在地を管轄する国保連合会に請求書の発行を依頼してください。
ケアプランデータ連携システムの利用には年間21,000円（税込）のライセンス料が必要でしたが、2025年6月1日から「フリーパスキャンペーン」が始まりました。
キャンペーン期間は、2025年6月1日から2026年5月31日です。
キャンペーン期間中に申込・更新をされた方は、フリーパスが適用され、無料でご利用できます。
ぜひ、皆さんのこの機会にケアプランデータ連携システムの導入をご検討ください。
８．ケアプランデータ連携システムの操作方法
ケアプランデータ連携システムが使えるようになったので、操作方法を知りたいです。
①トップ画面の見方
ケアプランデータ連携システムのアプリにログインすると、以下の画面が表示されます。
トップ画面には以下の内容が表示されています。
①稼働状況
②お知らせ一覧
③ライセンス及び電子証明書の期限
②データの送信方法
CSVやPDFなどのデータを送信する方法は、以下の2つがあります。
送信方法①：1件送信
[新規作成]の画面からは、１つの事業所に対して送信するデータを 1 件送信できます👇️
①送信先事業所番号
送信先の事業所番号の入力方法は以下の２つがあります。
入力方法①：直接入力
送信先事業所番号欄に直接入力（半角英数字 10 桁）します👇️
入力方法②：添付ファイルから自動入力
添付ファイルがケアプランデータ（CSVファイル）であれば、送信先の事業所番号が自動的に入力されます👇️
②添付ファイル
ファイルの添付方法は以下の2つがあります。
- 「ファイルを選択」ボタンをクリック
ボタンをクリックすると、パソコンのファイル選択画面が開きます。添付したいCSVやPDFファイルを選んでください。 - ドラッグ＆ドロップ
添付したいファイルをマウスでドラッグし、グレーの枠内にドロップ（放り込む）するだけでアップロードされます。複数ファイルの添付にも対応しています。
添付できるファイルは、CSVとPDFだけですか？
送信データに添付できるファイル形式は以下のとおりです。
| No. | ファイル形式（拡張子） |
|---|---|
| 1 | CSV ※ |
| 2 | |
| 3 | jpeg（jpg含む） |
| 4 | gif |
| 5 | png |
| 6 | txt |
③メッセージ
メッセージ欄に入力可能な文字は、1000 文字以内（全角・半角どちらも可）です👇️
送信方法②：一括送信
複数事業所に対して送信するデータをまとめて作成して、複数件のデータを一括で送信します👇️
何件まで一括送信ができるのですか？
1 回の一括送信で送信できる件数は、最大 100 件です。
③送信データの下書き保存
１件送信する場合、送信するために作成したデータは送信せずに「下書きとして保存」が可能です。
※一括送信では、下書き保存はできません。
添付ファイルのアップロード後、［一時保存］をクリックすることで、［下書き一覧］に保存されます。
下書き保存したデータの送信方法を教えてください。
［下書き一覧］から下書きされているデータの保存日時をクリックします👇️
画面右下の［送信］をクリックします👇️
④データの受信方法
データを受信するには、［受信一覧］のタブを選択します👇️
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ①受信日時 | データを受信した日時 |
| ②メッセージ | 受信したメッセージ |
| ③送信元事業所 | 送信元の事業所名、及び事業所名称 |
| ④サービス種類 | サービスコード、及びサービス名称 |
| ⑤ファイル名 | 添付されているファイルの名前 |
| ⑥ファイル種別 | 添付されているファイルの種別 添付したファイルの種別 ・実績：標準仕様の削除表以外 ・削除：標準仕様の削除表 ・PDF等：上記以外のファイル |
| ⑦CSVバージョン | 添付されているケアプランデータの標準仕様のバージョン |
| ⑧データ取得状況 | データを取得（ダウンロード）したかどうか ・済：データ取得済（ダウンロード済）の場合 ・未：データ未取得（未ダウンロード）の場合 |
新規でデータを取得する
新規でデータを受信する（表示されるデータを最新の状態にするため）には、［更新］ボタンをクリックします👇️
受信データの詳細を確認する
受信したデータの詳細を確認したいです。
受信日時の青いリンクをクリックします。
選択した受信データの詳細内容が確認できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 受信日時 | データを受信した日時 |
| 送信元事業所 | 送信元の事業所名、及び事業所名称 |
| データ取得状況 | データを取得（ダウンロード）したかどうか ・済：データ取得済み（ダウンロード済）の場合 ・未：データ未取得（未ダウンロード）の場合 |
| メッセージ | 受信したメッセージ |
| サービス種類 | サービスコード、及びサービス名称 |
| 添付ファイル(CSV) | 添付されているケアプランデータのファイルの名前 |
| 添付ファイル(PDF 等) | 添付されているPDF等のファイルの名前 |
| CSVバージョン | 添付されているケアプランデータの標準仕様のバージョン |
ダウンロード方法
ダウンロード操作には２つの方法があります。
１．選択ダウンロード［データ取得］
最大５件までダウンロード可能。
２．一括ダウンロード［一括取得］
ダウンロードしていない全ての受信データをダウンロード。
[データ取得]または[一括取得]をクリックし、受信データ（CSVファイルの入ったフォルダ）の保存先のを選択します👇️
ダウンロードされたフォルダを開くと、ファイルが格納されています。
この後は、ご利用の介護ソフトを起動して、取得したファイルを取り込みます。
カイポケによるケアプランデータ連携システムのデータの送受信の方法は、以下の記事をご覧ください。
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