【居宅介護支援事業所BCP】紙管理は危険？無料でできるクラウドストレージ活用術

皆さんは、居宅介護支援事業所のBCP（業務継続計画）の策定と運用はどのように進められていますか？

計画書を作成することは第一歩ですが、BCPの本来の目的は、「非常時においても業務を止めず、利用者の生活を支えること」にあります。

そのためには、どんな状況下であっても、
「利用者の情報にすぐにアクセスできる環境」
を整えておく必要があります。

しかし、災害や感染症で「事務所に行けない状況」になったらどうでしょう？
そこにしか情報がない場合、私たちの業務は完全にストップしてしまいます。

それらのリスクへの対策として、今回は「クラウドストレージ」の活用についてお伝えします。
クラウドを活用することで、以下の3つの大きなメリットが得られます。

この記事では、BCP対策としてなぜクラウドが有効なのか、具体的なサービスと合わせて解説します。

という方でも分かるように、イチから解説していきます。
実効性のあるBCPを策定・運用したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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居宅介護支援事業所のBCP作成例は、以下の記事で解説しています。

1. 「紙・USB・パソコン」に共通する、BCP最大の弱点とは？

介護事業所のBCP（業務継続計画）は、「自然災害」と「感染症」の両方に対応しなければなりません。

しかし、私たちが普段当たり前のように行っている「紙」や「パソコン本体」への保存は、「自然災害」や「感染症」の発生時において「致命的な弱点」を抱えています。

1-1. 「紙のファイル」は、緊急時に持ち出せず、自宅からも確認できない

そう感じている方も多いかもしれません。

しかし、「紙」は災害にも感染症にも弱い媒体です。

1-2. デスクトップやUSB保存が抱える「物理的依存」の危うさ

では、パソコン本体やUSBメモリへの保存なら安全かというと、そうではありません。

これらは、あくまで「その場所」に行かないと開けないデータです。

「物理的にそこに行かないと仕事ができない環境」に依存している限り、災害からも感染症からも事業を守ることはできないのです。

2. クラウドストレージとは？ 物理的な「場所」に依存しない保管の仕組み

そこで、BCP対策の切り札となるのが「クラウドストレージ」です。

「クラウド」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、仕組みはとてもシンプルです。

クラウドストレージとは、簡単に言えば「インターネット上にある、頑丈な保管庫」のことです。

データを手元のパソコンの中（ローカル）に保存するのではなく、GoogleやMicrosoftなどの大企業が管理するセキュリティの強固なサーバーに預ける仕組みです。

クラウドを活用することで、データは「場所」の制約から解放されます。

事務所のパソコンが水没しても、感染症で事務所に入れなくても、インターネット上の保管庫にあるデータは無事です。
新しいパソコンや手持ちのスマートフォンを使って、自宅や避難所からすぐにデータを取り出し、業務を再開することができるのです。

3. BCPにおけるクラウドストレージ導入の3つのメリット

では、このクラウドストレージを導入することで、具体的にどのようなBCP対策が可能になるのでしょうか。

3-1. 【アクセス】事務所に入れなくても、利用者情報やケアプランが手元にある

クラウドストレージの最大のメリットは「場所の制約を受けずに、必要な情報を取り出せること」ことです。

災害や感染症の発生時、事務所が立ち入り禁止になったり、自宅待機を余儀なくされたりすることは十分に考えられます。

もし、紙や事務所のパソコンにしか情報がない場合、「利用者の既往歴がわからない」「ケアプランの内容が確認できない」という状態になり、業務継続が困難になります。

しかしクラウドにデータがあれば、避難所や自宅から、手持ちのスマートフォンやタブレットで、「アセスメントシート」や「居宅サービス計画書」をすぐに閲覧できます。

3-2. 【バックアップ】「保存」ボタンを押すだけで、機器破損に備える

USBメモリへのバックアップで一番怖いのは「やり忘れ」などのヒューマンエラーです。

という状態でパソコンが壊れたら、直近2ヶ月分の記録が消えてしまいます。

クラウドストレージを導入すると、普段通りパソコンでファイルを上書き保存した瞬間に、自動的にクラウド上にも最新版が同期されます。

この「自動化」こそが、災害時の機器破損リスクへの最も確実な備えとなります。

3-3. 【共有】災害・感染症の緊急時に、チームで業務を引き継げる

クラウドストレージの持つ「データの共有機能」は、「災害」と「感染症」のどちらにも有効です。

• 災害時のチーム連携
  スタッフがバラバラの場所に避難していても、クラウド上の「対応状況リスト」を全員で同時に開き、リアルタイムで情報を更新できます。
  「誰の対応が終わっているか」が一目でわかり、混乱を防げます。
• 感染症時の業務引き継ぎ
  もし担当ケアマネが感染症により出勤が困難になった場合でも、共有フォルダにデータがあれば、管理者や他のスタッフがすぐに情報を引き継げます。
  「担当者しかわからない」という属人化を防ぎ、利用者支援を継続できます。

4. おすすめクラウドストレージ3選

4-1. 【Googleドライブ】GmailやAndroid利用者におすすめ

「スマホはAndroidを使っています」
「仕事用のメールアドレスはGmailです」
という方には、Googleドライブが一番のおすすめです。

• 新たな登録作業が不要
  すでに持っている「Googleアカウント（Gmailのアドレス）」がそのまま使えます。新しいIDやパスワードを管理する手間が増えません。
• 無料で使える容量が大きい
  無料で「15GB（ギガバイト）」まで使えます。WordやExcelの書類であれば、数万ファイル保存しても埋まらないほどの大容量です。
• 「ファイルが見つからない」を防ぐ検索機能
  Googleの強みは「検索」です。
  「あの利用者の計画書、どこに入れたっけ…？」と迷っても、検索窓に名前の一部を入れるだけで、瞬時に目的のファイルを見つけ出してくれます。

4-2. 【OneDrive】Windowsパソコンとの相性が抜群

「事務所のパソコンはWindowsを使っている」
「業務でWordやExcelを毎日使う」
という方には、マイクロソフトが提供するOneDrive（ワンドライブ）が最適です。

• Windowsに「標準装備」されている
  Windows 10や11のパソコンなら、最初から入っています。新たにアプリをインストールしたり、難しい設定をしたりする必要がほとんどありません。
• いつもの操作で自動保存
  使い方は、普段使っているフォルダと同じです。WordやExcelで作成した資料をOneDriveフォルダに保存するだけで、自動的にクラウドへバックアップされます。
• 「新しいことを覚える」負担がゼロ
  見た目も操作感もWindowsそのものなので、「新しいツールを覚えるのは億劫だ」という方でも、抵抗感なく導入できるのが強みです。

4-3. 【Dropbox】シンプルで直感的な操作が魅力

「余計な機能はいらない」
「とにかく直感的に使いたい」
という方には、クラウドストレージの老舗であるDropbox（ドロップボックス）がおすすめです。

• 「箱に入れるだけ」のシンプルさ
  インストールすると、パソコンの中に「Dropbox」という名前のフォルダができます。あとは、保存したいファイルをその箱にドラッグ＆ドロップで入れるだけ。
  「ここに入れたものはクラウドにもある」というルールが明確で、難しいことを考えずに使えます。
• 「間違って消した！」を救う復元機能
  Dropboxは、誤ってファイルを削除したり、上書き保存してしまったりしても、過去の状態に戻せる機能が充実しています（無料版でも30日以内の復元が可能）。
  「大事な計画書をうっかり消してしまった！」というミスが多い場合の保険として、非常に頼りになります。

5. 【重要】クラウドを無駄にしないための「2つの備え」

ここまでクラウドストレージの重要性をお伝えしてきましたが、導入して終わりではありません。

いざという時に、
「電池がなくて見られない…」
「ファイルがどこにあるか分からない…」
と慌てないために、あわせて準備しておくべき「ハード（電源）」と「ソフト（整理）」の備えについてお伝えします。

5-1. 電源がないとただの箱。モバイルバッテリーと車載インバーター

クラウド上のデータがいかに安全でも、それを見るためのスマートフォンやパソコンの充電が切れてしまえば意味がありません。

特に大規模災害による停電時には、電源の確保が業務継続に直結します。

5-2. 整理されていないと探せない。フォルダ管理のルール化

もう一つの大きな落とし穴が「フォルダの整理整頓」です。

いざ災害時にクラウドを開いたものの、
「ファイル名がぐちゃぐちゃで、どれが最新の計画書か分からない…」
「緊急連絡先を探すのに10分もかかってしまった…」
という状態では、迅速な対応など不可能です。

そのため、日頃から「誰が見ても分かるルール」でフォルダを整理しておく必要があります。

6. まとめ：クラウド活用が、利用者と事業所を守る「最強のBCP対策」となる

今回は、居宅介護支援事業所におけるBCP（業務継続計画）の要となる「クラウドストレージ活用術」について解説しました。

BCP対策というと、分厚い計画書を作ったり、高価なシステムを導入したりと、何かと大掛かりなことをしなければならないと考えがちです。
しかし、本質はもっとシンプルです。

「いつもの保存場所を、パソコン（ローカル）からクラウドに変えること」

これにより、災害で事務所が倒壊したり、感染症で誰も出勤できなくなっても、利用者の大切な情報を守り抜くことができます。

まずは無料のGoogleドライブやOneDriveに「BCP用フォルダ」を一つ作るところから始めてみてください。

その一歩が、いざという時に利用者と事業所を守る大きな盾となります。