居宅介護支援事業所BCPにおいて有効な6つのICTツールについて解説

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こんにちは。居宅介護支援事業所で一人ケアマネをしているヒトケア（@hito_care）です。

居宅介護支援事業所のケアマネジャーの皆さま、令和６年度から義務化されるBCP（事業継続計画）策定は進んでいますか？

厚生労働省から出されているひな形を見ても「居宅介護支援事業所として具体的に何を記載したら良いか分からない…」と悩まれている方も多いかと思います。

私は「自然災害編」と「感染症編」のBCPを一体的に策定しましたが、それぞれに共通して記載した内容があります。

それが今回解説するICTツールの活用です。

災害や感染症が発生した場合、事務所に出勤することが困難になる可能性があります。
そのような状況でも事務所以外の場所から業務を継続できるようにするために、ICTを活用したリモートワーク環境を整備する必要があります。

また介護事業所は膨大な書類作成と保存が必要となりますが、紙ベースでの書類管理をしていると震災や水害等によってそれらを消失するリスクがあります。
その点、クラウドストレージを利用していれば重要なデータのバックアップや共有も可能になります。

このようにICTツールは、災害や感染症が発生した場合も事業の継続を支える重要な要素となります。

今回の記事を読んでBCPにおけるICT活用の重要性と具体的なツールについて理解し、効率的で実効性のあるBCPを策定してきましょう。

居宅介護支援事業所のBCPひな形は、以下の記事からダウンロード可能です。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール①：チャットツール

BCP策定にあたり、最初に思い浮かんだのは「チャットツールの活用」を記載することでした。
なぜなら、チャットツールは災害時の情報共有において多くの利点があるからです。

災害時には通信網が混雑し、電話回線がつながりにくくなる可能性があります。
その点、チャットツールはインターネット接続があれば利用でき、通信の制約を受けにくい特徴があります。

加えて、災害時には平常時以上に関係者との緊密な連携が求められます。
そのような状況において有効となるのが、複数の人々がリアルタイムでコミュニケーションを行うグループチャットです。

グループチャットでは、関係者が状況報告や要件の共有、意見の交換をリアルタイムで行えるため、迅速な意思決定が可能となります。
また、情報が一元化されることで、重複や情報の漏れを防ぎ、全体の認識を共有することができます。

私はMCS（メディカルケアステーション）を利用しています。

MCSは全国の医療介護の現場で利用されている多職種連携のためのコミュニケーションツールです。

MCSについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール②：ビデオ通話

災害時や感染症の発生時には物理的な接触を避ける必要があります。
そこで、ビデオ通話を利用することで非対面でのコミュニケーションが可能となり、感染リスクや危険を最小限に抑えながら多職種との連携が図れます。

私は2022年2月に新型コロナウイルスの陽性となりました。
当時は10日間の療養期間が定められていたため、その間は在宅勤務をしていました。

すでにリモートワーク環境を整えていたため、事務所と同じように業務継続できていました。

コロナの特例でモニタリングは電話対応も可能でしたが、療養期間中にどうしても延期できない担当者会議が1件あったのです。

そこで私は保険者の確認を取ったうえで、以下の対応を行いました。

以上の流れで、滞りなくサービス担当者会議の開催とケアプランの説明、同意、交付ができました。

オンラインサービス担当者会議は、災害時や感染症の発生等に関わらず、平常時においても有効な手段となります。

日頃の円滑な多職種連携や業務効率化のためにも、オンラインサービス担当者会議を導入していきましょう。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール③：クラウド型介護ソフト

BCPにおいてクラウド型介護ソフトが有効な理由として、以下の2点が挙げられます。

• バックアップが自動的に行われる
  クラウド型介護ソフトはデータがクラウド上に保存されるため、バックアップが自動的に行われます。
  これにより、災害等でパソコンが故障してもデータの損失を防ぎつつ最新の状態を保つことができます。
• 場所を選ばず利用できる
  クラウド型介護ソフトはインターネット環境さえあれば、外出先でも介護ソフトが操作できます。さらにPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できます。
  災害時や感染症の発生時に事務所が利用できない場合でも、自宅等から介護ソフトにアクセスし業務を継続をすることができます。

カイポケについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール④：クラウドストレージ

私は利用者や業務に関する書類をデータ化（ペーパーレス化）して、クラウドストレージ（Dropbox）に保管管理しています。

紙で保存された書類は、災害（火災、水害、地震など）の影響を受けやすいです。
災害が発生すると、紙の書類は破損したり消失するリスクがあります。

加えて紙による保存は場所の制約を受けます。
特に災害や感染症等が発生した場合、事務所に行くことができず、書類の保存や閲覧が困難になるかもしません。
これにより、業務の停止や遅延が生じる可能性があります。

上記の課題に対して、書類をデータ化しクラウドストレージに保管管理することで、バックアップの自動化やインターネット経由によるリモートでの保存、閲覧が可能となり、効果的なBCP対策を実現できます。

代表的なクラウドストレージサービスとしては、

• Dropbox
• Google ドライブ
• OneDrive

などがあります。

私も使用しているDropboxについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

Dropbox Plusの購入にはDropboxの公式サイトよりもソースネクストで「Dropbox Plus3年版」を購入した方が3年間で10,020円安くなります。

楽天、Amazonのソースネクスト公式ショップでもDropbox Plus3年版の購入が可能です。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール⑤：インターネットFAX

私は2015年に独立してから現在もインターネットFAXを利用しています。

インターネットFAXは平常時から業務効率化やコスト削減等で効果的ですが、BCP対策においても有効です。

インターネットFAXは、インターネットに接続されたデバイス（パソコン、スマートフォン、タブレット等）から送受信が可能です。
これにより、災害等の発生時でも、自宅や避難先などからインターネットFAXによる通信手段を確保し業務を継続することができます。

さらに受信したデータは電子的に管理・保存できるため、重要な文書の整理やバックアップが容易です。

以上の理由からインターネットFAXはBCPにおいても有効なツールといえます。

MOVFAXは、シンプルな操作画面でインターネットFAXが始めての方でもすぐに慣れることができます。

また、イメージ編集の機能を使えば、受信したFAX原稿をパソコンの画面上から文字の入力や図形、スタンプ等の挿入ができます。

MOVFAXの料金は以下のとおりです。

MOVFAXについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

MOVFAXの申し込みは以下からどうぞ。

居宅介護支援事業所版BCPに有効なICTツール⑥：IP電話アプリ

IP電話アプリはBCPにおいて有効なツールといえます。

IP電話アプリはインターネット経由で通話できるため、電話回線の混雑や制約に影響を受けずに連絡を取ることができます。

また、スマートフォンやタブレットから利用できるため、場所に固定されずに通話できる柔軟性もあります。

一方でIP電話アプリには以下のデメリットも存在します。

• 050番号は信用度が低い
• 通話品質は通信環境に左右される
• フリーダイヤルや緊急通報の発信ができない

IP電話アプリについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

まとめ：ICTツールを適切に利用して安定した事業所運営をしよう

今回はBCPにおいて有効なICTツールな以下の６つのツールについて解説しました。

災害や感染症の発生時には、従来の手法だけでは対応が難しく、迅速かつ効果的な対策が求められます。

ICTツールの活用は、そのような状況下においても情報共有や連携強化が容易になり、より円滑な業務継続が可能となります。

今回紹介したICTツールを適切に利用することで、緊急時においても事業所の運営を円滑化し、利用者支援を継続できる体制を整えましょう。